4 manieren waarop OneDrive je kan verlossen van het versiebeheer probleem

Succesvol in een team samenwerken vergt naadloze samenwerking – waar je je ook bevindt. Je moet effectief communiceren met al je teamgenoten en ieders neus dezelfde richting op laten wijzen. Dit kan chaotisch worden tijdens drukke werkdagen zelfs voor de best georganiseerde werknemers. De opkomst van externe medewerkers (werken op afstand) zorgt voor nog meer uitdagingen voor de moderne beroepsbevolking.

Bedrijven zijn sterk afhankelijk van digitale communicatie om het samenwerken uit te breiden naar buiten de kantoormuren. Dit zorgt dan juist weer voor nieuwe uitdagingen, al helemaal zonder gebruik te maken van de juiste technische infrastructuur. Voor betere workflows binnen uw gehele bedrijf is het belangrijk om samenwerking strak te houden en versiebeheer tot een minimum. 

Heeft jouw team één van de volgende problemen met versiebeheer?

Het versiebeheer probleem

Hoe vaak heb je niet bestanden voorbij zien komen van ‘v1’ naar ‘v1 update’ tot ‘v2’ tot ‘final_FINAL’.Documenten rondsturen om iedereen zijn notities te verzamelen is gegarandeerd vragen om problemen met verschillende versies. Zelfs de beste conventies voor bestandsnamen kan niet voorkomen dat je je continue afvraagt of het team werkt aan het meest up-to-date bestand.

“Bestandsgrootte overschrijdt de toegestane limiet”

Bedrijven gebruiken email als hun voornaamste communicatiemiddel en het is onze go-to middel voor het uitwisselen van informatie met elkaar geworden. Wanneer het bestand dat je moet delen te groot is om als bijlage toe te voegen worden werknemers gedwongen om een andere manier van versturen te vinden of erger nog één bestand opsplitsen in verschillende waardoor er nog meer bestanden en versies ontstaan.

Is het veilig om te versturen?

In het geval dat werknemers de keuze maken om een alternatieve manier van bestandsoverdracht te vinden, kunnen ze je bedrijf bloot stellen aan potentiële veiligheidsdreigingen. De meest gemakkelijke of gratis manieren om grote bestanden te delen zijn ook vaak de meest onveilige, waardoor je het intellectuele eigendom van je bedrijf riskeert en/of de apparaten van je werknemers blootstelt aan virussen.

Error: Lage schijfruimte

Om bij te houden welke veranderingen er aan een document zijn gemaakt en om te zorgen dat geen enkele versie kwijtraakt slaan bedrijven elke nieuwe versie vaak op op een server of harddrive van het bedrijf. Schijfruimte kan snel verstopt raken helemaal wanneer alle leden van het team meerdere versies van elk bestand downloaden en opslaan. Dit kan bedrijven op dure kosten voor data-opslagruimte komen te staan.

Oké en wat nu?

Gelukkig heeft de ‘cloud’ gezorgd voor een veilige en gemakkelijke oplossing voor deze frustraties en verschillende andere die we tegenkomen. Teams kunnen aan één updateable bestand werken en hun werk in de cloud opslaan om de zorgen van het delen, opslaan en bewaren van bestanden te verminderen.

Zorg ervoor dat je werknemers kunnen focussen op het werk in plaats van op de vervelende handelingen van digitaal bestanden delen en samenwerken. Verken het implementeren van een oplossing die de tijd die ze besteden aan overbodige delen van digitale samenwerking vermindert en voorkom verspilling van opslagruimte.