Email Signature Management

Beheer e-mailhandtekeningen organisatiebreed in Microsoft 365 met CodeTwo.

Zorg voor uniformiteit en een professionele uitstraling met centraal e-mailhandtekeningenbeheer.

Email Signature Management is een cloudgebaseerde oplossing, speciaal ontworpen voor organisaties die gebruikmaken van Exchange en Outlook in Microsoft 365. Met deze oplossing kunnen e-mailhandtekeningen voor al uw medewerkers centraal worden ontworpen en beheerd, waarbij de juiste contactinformatie automatisch wordt opgehaald uit Microsoft Entra ID. Dit zorgt niet alleen voor uniformiteit in communicatie, maar bespaart ook tijd en moeite, omdat eindgebruikers hun handtekeningen niet langer zelf hoeven in te stellen of aan te passen.

Consistente en professionele communicatie

Gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer zorgt voor een consistente huisstijl en boodschap, wat essentieel is voor een professionele uitstraling. Organisaties kunnen eenvoudig marketingbanners, social media-iconen en juridische disclaimers toevoegen, waardoor e-mails informatief en visueel aantrekkelijk zijn. Ook automatische antwoorden en out-of-office berichten kunnen centraal beheerd worden, wat bijdraagt aan gestroomlijnde communicatie binnen uw organisatie.

Flexibiliteit in template ontwerp

Organisaties kunnen kiezen om zelf hun e-mailhandtekeningen te ontwerpen met behulp van standaard templates of dit proces uit handen te geven aan OfficeGrip. Dankzij de gebruiksvriendelijke webinterface kunnen marketeers zonder tussenkomst van IT-afdelingen wijzigingen aanbrengen in de handtekeningen. De templates zijn makkelijk te personaliseren en kunnen in de HTML-editor verder aangepast worden aan de specifieke wensen van de organisatie.

Een soepele implementatie

De implementatie van Email Signature Management bij OfficeGrip volgt een goed uitgedachte roadmap. Eerst wordt Microsoft Entra ID (voorheen Azure Active Directory) geïntegreerd voor automatische en correcte contactgegevens in handtekeningen. Daarna worden gebruikersrechten in het webportaal ingesteld en volgt een testronde om het template te controleren. Na een succesvolle test wordt de oplossing live gezet en kunnen beheerders direct aan de slag met het beheren van de handtekeningen.

Mogelijkheden voor verdere optimalisatie

Naast het beheer van e-mailhandtekeningen biedt OfficeGrip ook mogelijkheden om uw e-mailcommunicatie te beveiligen met Microsoft 365 Email Protection. Deze aanvullende oplossing beschermt uw organisatie tegen de groeiende dreiging van cyberaanvallen zoals phishing en malware. Door deze combinatie van oplossingen zorgt u niet alleen voor een uniforme en professionele uitstraling, maar ook voor een veilige e-mailomgeving.

Meer weten over de voordelen, hoe het werkt en hoe wij u kunnen helpen met de implementatie?

De voordelen van Email Signature Management

Kiezen voor Email Signature Management via OfficeGrip betekent kiezen voor gemak, consistentie en een professionele uitstraling, zonder uw medewerkers onnodig te belasten.

Consistente merkidentiteit: Centraal beheer van e-mailhandtekeningen zorgt voor een uniforme uitstraling en boodschap in alle e-mails, wat de professionele uitstraling van de organisatie versterkt.
Gebruikersgemak: Medewerkers hoeven hun handtekeningen zelf niet in te stellen of aan te passen, wat tijd bespaart. De contactinformatie wordt automatisch ingeladen vanuit een up-to-date Microsoft Entra ID.
Meerdere templates: Gebruikers zien de handtekening direct in Outlook en kunnen, indien ingesteld, switchen tussen meerdere handtekeningen, bijvoorbeeld in meerdere talen.
Interactie: Voeg eenvoudig marketingbanners, 1-click-enquetes of andere visuele elementen in de e-mailhandtekeningen.

OPLOSSINGEN

Microsoft 365 Workplace

Microsoft Azure

Hardware

ADD-ONS

Back-up & Recovery