Afgelopen september kondigde Microsoft al nieuwe mogelijkheden aan in Office 365 Message Encryption waarmee gebruikers naadloos met elkaar kunnen samenwerken aan beveiligde e-mails. Deze release bevatte ‘Do Not Forward’, dit is een out-of-the-box beleid dat e-mails en Office bijlagen versleutelt en de inhoud en e-mail beperkt zodat deze niet kan worden doorgestuurd, afgedrukt of gekopieerd.
In de afgelopen weken is daar een ander kant-en-klaar beleid bijgekomen dat ‘Encrypt only’ wordt genoemd. Met het ‘Encrypt only’ beleid kunnen gebruikers versleutelde e-mails verzenden naar elke ontvanger, ongeacht of deze zich binnen of buiten de organisatie bevindt, en deze bescherming volgt de gehele levenscyclus van de e-mail. Dit betekent dat ontvangers de e-mail kunnen kopiëren, afdrukken en doorsturen, terwijl de codering niet zal worden verwijderd. Dit nieuwe beleid biedt meer flexibiliteit in het type bescherming dat kan worden toegepast op uw gevoelige e-mails.
Dit is waardevol voor organisaties die permanente codering willen, maar geen extra beperkingen willen toevoegen. Een arts die bijvoorbeeld een e-mail met gevoelige persoonlijke informatie wilt beveiligen,kan het ‘Encrypt only’ beleid toepassen en de patiënt die de e-mail ontvangt kan het beschermde bericht gemakkelijk gebruiken, ongeacht hun e-mailprovider, en die e-mail doorsturen naar een andere vertrouwde partij.
Met dit nieuwe, flexibele beleid kunnen gebruikers en beheerders verschillende beveiligingsniveaus toepassen om zo goed mogelijk aan hun gegevensbeschermingsbehoeften te voldoen.
Hoe het ‘Encrypt only’ beleid werkt
Het ‘Encrypt only’ beleid is een out-of-the-box beleid dat zonder aanvullende configuratie kan worden gebruikt en zoals de naam al doet vermoeden, alleen encryptie toepast op de e-mail. U kunt het beleid toepassen via besturingselementen voor eindgebruikers in Outlook of via automatische admin-elementen in het Exchange-admincentrum. Gebruikers kunnen dit beleid toepassen op afzonderlijke e-mails via besturingselementen voor eindgebruikers in Outlook, en beheerders kunnen dit beleid automatisch toepassen op elke e-mail die overeenkomt met de ingestelde criteria via admin-elementen in het Exchange-admincentrum.
Gberuikers die de nieuwe Office 365 Message Encryption functionaliteit hebben ingeschakeld, zien het ‘Encrypt only’ beleid via Outlook on the web en in het Exchange-admincentrum volgens de regels voor e-mailstromen. Updates voor Outlook voor Windows en Outlook voor Mac zijn gepland voor de komende maanden.
Hoe u een e-mail kunt verzenden met het ‘Encrypt only’ beleid in Outlook on the web
Gebruikers kunnen bescherming toepassen met het beleid voor ‘Encrypt only’ door op de knop Beveiligen te klikken en de machtigingen te wijzigen naar ‘Encrypt only’. Alhoewel de andere opties het bericht ook coderen/encrypten, past het ‘Encrypt only’ beleid speciale codering toe op het bericht, waardoor ontvangers het bericht kunnen doorsturen, kopiëren en afdrukken.
Door deze optie toe te passen, kunnen ontvangers extra flexibiliteit krijgen om de e-mail met andere vertrouwde partijen te delen, terwijl de codering blijft bestaan gedurende de hele levenscyclus van de e-mail.
In Outlook on the web kunnen gebruikers op de beveiligingsknop klikken om de machtigingen van de e-mail te wijzigen. Zodra een gebruiker op beveiligen klikt, kunnen de gebruikers klikken op coderen om de e-mail ‘Encrypt only’ te versleutelen.
Nadat het ‘Encrypt only’ beleid is toegepast, ziet de gebruiker een melding dat de codering is toegepast.
Hoe het ‘Encrypt only’ beleid toe te passen via Exchange-regels voor e-mailstromen
Als beheerder kunt u het ‘Encrypt only’ beleid automatisch toepassen op e-mails die aan bepaalde voorwaarden voldoen door een regel voor e-mailstromen te maken. Wanneer u dit doet, wordt e-mail die valt onder het ‘Encrypt only’ beleid versleuteld tijdens verzending door Office 365.
Raadpleeg de Define mail flow rules to encrypt email messages in Office 365 voor instructies over het maken van een regels voor e-mailstromen die gebruikmaken van het ‘Encrypt only’ beleid.
Als beheerder kunt u een nieuwe regel voor de e-mailstroom maken om het ‘Encrypt only’ beleid automatisch toe te passen op e-mails.
‘Encrypt only’ e-mails lezen met Outlook on the web en Outlook mobile
Office 365-ontvangers kunnen e-mails die het ‘Encrypt only’ beleid hebben toegepast eenvoudig lezen en beantwoorden met Outlook on the web en Outlook Mobile rechtstreeks vanuit de ‘email client’.
Gebruikers kunnen het versleutelde bericht direct in Outlook on the web en Outlook Mobile lezen.
De inline leeservaring voor Outlook-desktop (Windows en Mac) zal in de komende maanden beschikbaar zijn. In de tussentijd zien Office 365-gebruikers die Outlook gebruiken de gecodeerde e-mail als een html-mail met een rpmsg_v2-bijlage.
E-mail lezen voor niet-Office 365-gebruikers (on-prem, Gmail en Outlook.com gebruikers)
Niet-Office 365-gebruikers ontvangen een html-mail met een rpmsg_v4-bijlage. Nadat ze op Bericht lezen hebben geklikt, worden ze doorgestuurd naar de Office 365 Message Encryption-portal waar ze kunnen antwoorden, doorsturen, afdrukken of andere toegestane acties ondernemen.
Office 365 Message Encryption wordt aangeboden in Office 365 E3 en E5, of als een add-on. U kunt de volledige lijst van plaatsen waar Office 365 Message Encryption wordt aangeboden hier vinden.
