Hoe AI-tools de productiviteit van midden- en kleinbedrijven verbeteren

Generatieve AI is een baanbrekende technologie die de manier waarop werknemers hun werk doen, revolutioneert. Dagelijks komen er nieuwe AI-tools op de markt, waardoor werknemers in staat zijn om routinetaken te automatiseren en tekst, afbeeldingen of modellen te genereren. Voor kleine bedrijven kan dit betekenen dat ze AI gebruiken om snel een blogpost te schrijven, een grafisch ontwerp voor sociale media te maken of zelfs de klantenservice-uren uit te breiden met behulp van chatbots. 

Het potentieel voor tijdsbesparing is aanzienlijk. Een van de meest opwindende aspecten van generatieve AI is namelijk de mogelijkheid om werknemers te bevrijden van repetitieve en tijdrovende taken, zodat ze zich kunnen richten op meer strategische en creatieve bezigheden.

De basisprincipes van AI

Dus, wat is AI? AI-tools zijn computersystemen die menselijke cognitieve functies zoals leren en probleemoplossing kunnen nabootsen. Generatieve AI is een subcategorie van AI die is ontworpen om autonoom inhoud te genereren, zoals tekst, afbeeldingen of muziek. Met behulp van machine learning (ML) algoritmen kunnen deze tools output creëren die qua stijl en context vergelijkbaar is met bestaande data.

Generatieve AI-tools worden “getraind” door grote datasets te verwerken die voorbeelden bevatten van het type inhoud dat ze geacht worden te genereren. Een tekstgenerator kan bijvoorbeeld worden getraind met boeken, artikelen of sociale mediaberichten.

Generatieve AI kan helpen bij het automatiseren van routinetaken en het snel verwerken van data. Het is echter belangrijk om je bewust te zijn van de beperkingen van AI-productiviteitstools.

Kwaliteitsproblemen: De kwaliteit en samenhang van gegenereerde inhoud kan sterk variëren. Het voldoet mogelijk niet aan menselijke normen voor nauwkeurigheid of creativiteit. 

Voortzetten van vooroordelen: Generatieve AI kan vooroordelen die aanwezig waren in de trainingsdata voortzetten, wat leidt tot bevooroordeelde inhoud. Deze vooroordelen moeten worden geïdentificeerd en aangepakt. Het aanpakken van vooroordelen in trainingsdata en algoritmen is ook essentieel om ervoor te zorgen dat generatieve AI-tools geen schadelijke of discriminerende inhoud produceren. 

Privacyzorgen: Gebruikers moeten voorzichtig zijn bij het gebruik van generatieve AI-tools met gevoelige, eigendoms- of persoonlijke gegevens, omdat de tools onbedoeld inhoud kunnen genereren die de privacy schendt.

Hoewel generatieve AI een krachtig hulpmiddel kan zijn dat de productiviteit verhoogt, mag het niet worden gebruikt voor het nemen van cruciale beslissingen, met name in sectoren zoals gezondheidszorg, financiën of recht, waar menselijke expertise essentieel is. Het kan ook menselijke creativiteit niet vervangen. AI-productiviteitstools kunnen menselijke productiviteit en creativiteit ondersteunen en verbeteren, maar niet vervangen.

Wanneer AI-productiviteitsapps te gebruiken

AI-productiviteitsapps zijn nuttig voor bedrijven van elke omvang, inclusief kleine bedrijven. Werknemers kunnen AI gebruiken om tijdrovende, handmatige taken te automatiseren, waardoor ze tijd vrijmaken voor waardevollere activiteiten. Hier zijn verschillende manieren waarop de beste AI-productiviteitstools bedrijven helpen hun operaties te stroomlijnen.

Automatisering van repetitieve taken: AI-oplossingen kunnen alledaagse taken zoals gegevensinvoer, documentverwerking en klantenondersteuning automatiseren. Deze automatisering geeft meer tijd om zich te concentreren op strategische activiteiten. 

Uitgebreide klantenservice: Chatbots en virtuele assistenten kunnen klantvragen afhandelen en dag en nacht ondersteuning bieden, waardoor de beschikbaarheid van de klantenservice verbetert zonder dat personeel 24/7 hoeft te werken.

Data-analyse: Bedrijven kunnen waardevolle inzichten verkrijgen in klantgedrag, markttrends en operationele efficiëntie door AI-algoritmen te gebruiken om grote hoeveelheden gegevens snel te verwerken en te analyseren. Datagestuurde besluitvorming kan leiden tot beter geïnformeerde keuzes en betere resultaten.

Optimalisatie van de toeleveringsketen: AI kan helpen bij het optimaliseren van voorraadbeheer, het verbeteren van vraagvoorspellingen en het verlagen van kosten, terwijl ervoor wordt gezorgd dat producten beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.

HR en talentmanagement: Recruiters kunnen het wervingsproces stroomlijnen door AI-productiviteitstools te gebruiken om snel cv’s te scannen op zoekwoorden en cv’s te matchen met functiecriteria, waardoor bedrijven sneller de juiste kandidaten kunnen vinden. Het kan ook helpen bij de onboarding en training van medewerkers.

Marketing- en verkoopstrategie: Marketing- en verkoopteams kunnen AI gebruiken om klantgegevens snel te analyseren, de meest effectieve marketingkanalen en -strategieën te identificeren en vervolgens middelen nauwkeurig toe te wijzen. AI kan ook helpen bij lead scoring en verkoopprognoses.

Workflow-optimalisatie: AI kan workflows analyseren en verbeteringen voorstellen, waardoor bedrijven hun interne processen kunnen optimaliseren voor meer efficiëntie.

Vertaling en communicatie: Faciliteer communicatie met internationale klanten of partners en overbrug taalbarrières met AI-aangedreven vertaaltools.

Kostenreductie: Door taken te automatiseren en processen te optimaliseren, kunnen AI-productiviteitsapps bedrijven helpen operationele kosten te verlagen en de winstgevendheid te verbeteren.

Hoe verbetert AI de productiviteit?

Hoewel AI-productiviteitstools relatief nieuwe technologie zijn, zijn er al verschillende studies die aantonen dat ze de productiviteit in tal van industrieën positief kunnen beïnvloeden. Deze studies laten zien dat AI-technologieën de productiviteit in verschillende sectoren en functies kunnen verbeteren door taken te automatiseren, besluitvorming te verbeteren en processen te optimaliseren.

Studie toont aan dat servicedesk medewerkers productiviteit verhogen met AI

Volgens “Generative AI at Work”, een voorlopige studie van het National Bureau of Economic Research uit april 2023, “zagen servicedesk medewerkers die een AI-tool gebruikten om hun gesprekken te begeleiden een productiviteitsstijging van bijna 14 procent.”

De onderzoekers bepaalden dat medewerkers die de AI-tool gebruikten het aantal opgeloste klantproblemen per uur met 13,8 procent verhoogden. Werknemers met de minste ervaring verbeterden hun productiviteit met 35 procent, door meer problemen per uur op te lossen, terwijl meer ervaren, top presterende werknemers niet werden beïnvloed. Deze gegevens suggereren dat AI een effectief hulpmiddel kan zijn voor onboarding. De studie onthulde ook aanvullende voordelen van het gebruik van AI-productiviteitsapps, waaronder positievere klantbeoordelingen, minder escalaties naar managers en verminderde uitstroom onder medewerkers.

Ontwikkelaars voltooien taken bijna 56 procent sneller met behulp van AI

In “The Impact of AI on Developer Productivity: Evidence from GitHub Copilot”, een studie uitgevoerd in februari 2023 door Sida Peng et al., onderzochten onderzoekers de productiviteitseffecten van AI-tools op softwareontwikkeling. Tijdens de studie gebruikten ontwikkelaars GitHub Copilot, een AI-programmeerassistent die relevante code en functies biedt, om zo snel mogelijk een HTTP-server in JavaScript te maken. Een controlegroep had geen toegang tot de tool. Ontwikkelaars die GitHub Copilot gebruikten, voltooiden de taak 55,8 procent sneller. Minder ervaren programmeurs, oudere programmeurs en programmeurs die lange uren werkten, behaalden de grootste voordelen van het gebruik van de AI-tool.

Voorbeelden van waar AI de productiviteit kan verhogen

Generatieve AI-tools hebben het potentieel om de productiviteit van werknemers aanzienlijk te verhogen door taken te automatiseren, inhoud te genereren en te helpen bij besluitvorming. Het bepalen waar en hoe AI-productiviteitsapps te gebruiken hangt af van wat je werknemers moeten doen. Hier zijn slechts enkele voorbeelden van hoe de beste AI-tools voor productiviteit je werknemers kunnen helpen meer gedaan te krijgen.

Contentgeneratie: Schrijvers en contentmakers kunnen generatieve AI gebruiken om snel artikelen, rapporten en productbeschrijvingen te produceren, waardoor ze een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen.

Grafisch ontwerp en modellering: Ontwerpers kunnen productiviteits-AI-tools zoals Microsoft Designer gebruiken om ontwerpen, lay-outs en visuele inhoud te genereren op basis van gebruikersinvoer, waardoor het ontwerpproces wordt gestroomlijnd. In sectoren zoals architectuur en productontwerp kan generatieve AI ook helpen bij het creëren van 3D-modellen en prototypes, waardoor de tijd die nodig is voor ontwerpiteraties wordt verminderd.

Codegeneratie: AI kan ontwikkelaars helpen door codefragmenten of zelfs volledige programma’s te genereren op basis van hoog-niveau beschrijvingen of specifieke vereisten, waardoor softwareontwikkeling wordt versneld.

Medische diagnostiek: Medisch personeel kan AI gebruiken om medische beelden zoals röntgenfoto’s, CT-scans, MRI’s en mammogrammen te interpreteren. Deep learning-algoritmen kunnen radiologen helpen patronen en afwijkingen in beelden te identificeren, wat leidt tot nauwkeurigere diagnoses. Bijvoorbeeld, AI kan helpen bij het detecteren van vroege tekenen van kanker, fracturen of neurologische aandoeningen. 

Productie en kwaliteitscontrole: Werknemers kunnen AI-aangedreven robots en camera’s gebruiken om producten op assemblagelijnen te inspecteren, defecten te detecteren en een hoogwaardige productie te waarborgen. Met AI-assistentie kunnen werknemers sneller en nauwkeuriger werken.

Deze voorbeelden tonen de veelzijdigheid van generatieve AI-tools aan, waarbij ze processen kunnen stroomlijnen, handmatige inspanningen kunnen verminderen en de productiviteit kunnen verbeteren door taken te automatiseren en waardevolle assistentie te bieden aan werknemers. Om het volledige potentieel van AI in het verhogen van de productiviteit te realiseren, moeten bedrijven zorgvuldig hun specifieke behoeften en doelstellingen beoordelen, investeren in de juiste technologieën en ervoor zorgen dat werknemers getraind zijn om effectief met AI-systemen te werken. Werknemers moeten zich ook bewust zijn van ethische overwegingen, gegevensprivacy en beveiligingskwesties bij het gebruik van AI voor productiviteit.

Hoe AI in je workflows te integreren

Het gebruik van AI in je dagelijkse werk kan de productiviteit, efficiëntie en besluitvorming in verschillende rollen en industrieën verbeteren. Hier zijn enkele richtlijnen en productiviteitstips over hoe werknemers AI effectief kunnen integreren in hun dagelijkse werk, inclusief wanneer AI te gebruiken en wanneer niet.

Onderzoek de basisprincipes van AI: Voordat je AI in je dagelijkse activiteiten integreert, is het essentieel om een basisbegrip te hebben van wat AI is, inclusief de mogelijkheden en beperkingen ervan. Maak jezelf vertrouwd met veelvoorkomende AI-technologieën zoals machine learning en natuurlijke taalverwerking. 

Identificeer relevante use cases: Bepaal waar AI de meeste waarde kan bieden in je werk of industrie. Zoek naar taken die repetitief, datagestuurd zijn of patroonherkenning vereisen. Veelvoorkomende use cases zijn data-analyse, automatisering van klantenondersteuning en voorspellend onderhoud. 

Kies de juiste AI-tools: Kies AI-tools of platforms die aansluiten bij je specifieke behoeften en vaardigheidsniveau. Sommige AI-tools zijn gebruiksvriendelijk en vereisen minimale codering, terwijl andere meer technische expertise vereisen. Als je nieuw bent met AI, kies dan een gebruiksvriendelijke tool. 

Begin met kleine projecten: Begin met het integreren van AI in kleine, beheersbare projecten. Klein beginnen geeft je de kans om te leren zonder overweldigd te raken. Verhoog geleidelijk de omvang en complexiteit van je AI-projecten naarmate je meer vertrouwd raakt. 

Werk samen met meer ervaren gebruikers: Als je net begint met AI, werk dan samen met collega’s of teams die meer AI-expertise hebben. Cross-functionele samenwerking kan helpen bij het succesvol implementeren van AI in je workflows.

AI-productiviteitstools kunnen nuttig zijn bij repetitieve taken, data-analyse en patroonherkenning. Er zijn echter momenten waarop je AI niet moet gebruiken.

Gebrek aan data: Als je niet genoeg kwalitatieve data hebt om AI-modellen te trainen, zijn AI-productiviteitstools mogelijk niet geschikt voor je taak. 

Taken die kritisch denken vereisen: AI is niet altijd geschikt voor creatieve of kritische denktaken die menselijke intuïtie, empathie of artistieke expressie vereisen. 

Zeer gevoelige of ethische beslissingen: Vermijd het gebruik van AI voor beslissingen met significante ethische implicaties, zoals werving of medische diagnoses, zonder zorgvuldige menselijke supervisie. Hoewel AI je zeker in de juiste richting kan wijzen, is menselijke discretie nodig om gevoelige beslissingen te nemen. 

Scenario’s die transparantie vereisen: In situaties waarin transparantie en verantwoording cruciaal zijn, hebben AI-modellen niet de functionaliteit om hun beslissingen uit te leggen, dus ze zijn mogelijk niet geschikt.

Het integreren van AI in dagelijks werk vereist een zorgvuldige overweging van de mogelijkheden en beperkingen, het kiezen van de juiste tools en het beginnen met beheersbare projecten. Werknemers moeten AI gebruiken voor taken waar het tastbare voordelen kan bieden, terwijl ze voorzichtig zijn in situaties die menselijke oordeelsvorming, ethiek of creativiteit vereisen. Samenwerking en voortdurende scholing zijn de sleutel tot succesvolle AI-integratie.

Tips voor het effectief gebruiken van AI-tools

Het toevoegen van AI aan je dagelijkse taken kan de productiviteit verhogen en de noodzaak voor tijdrovende, repetitieve taken elimineren. Maar er is wel een leercurve. Een van de meest uitdagende taken bij het gebruik van AI-tools is het leren schrijven van effectieve prompts. Prompts zijn de input die je een AI-tool geeft om aan te geven wat voor soort tekst, afbeeldingen of code je zoekt. Het schrijven van goede prompts is essentieel om de gewenste resultaten te krijgen van een taalmodel zoals ChatGPT.

Hier zijn enkele tips om je te helpen betere AI-prompts te schrijven:

Wees specifiek: Geef duidelijk je vraag of verzoek aan. Specificeer het formaat of de structuur waarin je het antwoord wilt hebben. 

Geef context: Geef het AI-model relevante informatie om mee te werken, inclusief eventuele noodzakelijke achtergrondinformatie of beperkingen. Geef voorbeelden binnen je prompts om je verwachtingen te verduidelijken. 

Stel open vragen: Als je vraag met ja of nee beantwoord kan worden, herschrijf deze dan om een meer gedetailleerd antwoord aan te moedigen. Je krijgt betere resultaten wanneer je prompts maakt die uitleg of uitwerking vereisen. 

Test en herhaal: Probeer dezelfde vraag op een paar verschillende manieren te stellen. Beoordeel de gegenereerde output en pas je prompts aan en verfijn ze op basis van de kwaliteit van de antwoorden.

Het schrijven van goede prompts is een iteratief proces. Experimenteer en pas je aanpak aan om de beste resultaten te bereiken voor je specifieke gebruikssituatie. Zorg ervoor dat een mens alle door AI gegenereerde inhoud controleert op nauwkeurigheid en geschiktheid.

Profiteer van AI voor productiviteit

Elke dag komen er nieuwe apps en mogelijkheden op de markt. Microsoft heeft begin dit jaar Copilot for Microsoft 365 gelanceerd, dat next-generation AI integreert in de productiviteitstools van Microsoft voor de werkplek.

Hoewel ze menselijke werknemers niet kunnen vervangen, kunnen AI-tools helpen de last van tijdrovende, repetitieve taken te verlichten, waardoor de mogelijkheden van werknemers om te innoveren en creëren toenemen. Begin vandaag nog met het gebruik van AI-tools om de productiviteit in je bedrijf te verhogen.

Erik Brynjolfsson, et al, “Measuring the Productivity Impact of Generative AI,” National Bureau of Economic Research, juni 2023, Measuring the Productivity Impact of Generative AI | NBER. Sida Peng, et al, “The Impact of AI on Developer Productivity: Evidence from GitHub Copilot,” arXiv, februari 2023, https://arxiv.org/pdf/2302.06590.pdf.

Ook aan de slag met Copilot?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie

Download

Wilt u ook profiteren van de voordelen van Copilot for Microsoft 365?

Bob-van-het-Hof

Bob denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO 27001 Information Security-1

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!