Hoe Microsoft Search uw bedrijfsinformatie transformeert

Voor IT-managers en CEO’s die streven naar operationele excellentie, zijn effectieve zoekfunctionaliteiten binnen Microsoft 365 niet langer een luxe, maar een fundamentele noodzaak. Microsoft Search, de intelligente zoekoplossing die naadloos is geïntegreerd in Microsoft 365, biedt een krachtige, gebruikersgerichte zoekervaring die de productiviteit verhoogt en de samenwerking verbetert. 

Van het lokaliseren van documenten en expertise binnen uw organisatie tot het verkrijgen van inzichten uit data – Microsoft Search verbindt gebruikers met de juiste informatie op het juiste moment, over alle applicaties heen, van Outlook tot SharePoint, en zelfs binnen de bredere context van het web wanneer geïntegreerd met Bing. Deze blog duikt in de veelzijdige opties van Microsoft Search en onthult hoe u deze kunt optimaliseren om de zoekresultaten te transformeren, waardoor uw bedrijf een voorsprong krijgt in de informatiegestuurde markt van vandaag.

Bookmarks in Microsoft Search

Microsoft-Search-Bookmark-1

In de dynamische wereld van informatiebeheer zijn bookmarks binnen Microsoft Search de bakens die gebruikers leiden naar de meest relevante en essentiële bronnen. Bookmarks zijn vergelijkbaar met de bladwijzers die we gebruiken in een webbrowser, maar dan krachtiger en meer geïntegreerd binnen de Microsoft 365-omgeving. Ze helpen gebruikers snel belangrijke sites en tools te vinden met slechts een zoekopdracht. Elke bookmark bevat een titel, URL, een set gebruiksvriendelijke trefwoorden om de bookmark te activeren, en een categorie.

Het verbeteren van zoekresultaten met bookmarks is een strategisch proces. Door het creëren van bookmarks voor veelgebruikte bronnen en documenten, kunnen organisaties de efficiëntie van het zoeken aanzienlijk verhogen. Dit zorgt ervoor dat gebruikers minder tijd besteden aan het navigeren door complexe mappenstructuren en meer tijd aan hun kernactiviteiten.

Het proces van het creëren en beheren van bookmarks is eenvoudig en intuïtief. Beheerders kunnen bookmarks toevoegen via het Microsoft 365-beheercentrum. Bij het publiceren van een bookmark wordt de zoekindex onmiddellijk vernieuwd, waardoor deze direct ontdekt kan worden door gebruikers. Beheerders kunnen ook bookmarks inplannen voor publicatie op een specifieke datum en tijd. Daarnaast kunnen resultaten uit SharePoint gepromoot worden in Microsoft Search, wat een snelle manier is om resultaten te bevolken en de zoekervaring voor gebruikers effectiever te maken.

Het beheren van bookmarks omvat het regelmatig bijwerken van de trefwoorden en beschrijvingen om ervoor te zorgen dat ze relevant blijven en overeenkomen met de zoektermen die gebruikers waarschijnlijk zullen gebruiken. Dit kan ook het toevoegen van nieuwe bookmarks omvatten wanneer nieuwe bronnen of tools beschikbaar komen, of het verwijderen van verouderde bookmarks.

Answers in Microsoft Search

‘Answers’ in Microsoft Search is een innovatieve functie die de zoekervaring verrijkt door directe, gepersonaliseerde en contextueel relevante antwoorden te bieden op de zoekopdrachten van gebruikers. In plaats van een lijst met mogelijke hits, krijgen gebruikers directe antwoorden die hun zoekintentie bevredigen. Dit wordt mogelijk gemaakt door de AI-gestuurde interpretatie van zoektermen, waardoor de zoekmachine de intentie achter de vraag begrijpt en de meest relevante informatie uit de organisatie’s gegevensbronnen haalt.

Er zijn verschillende soorten ‘Answers’ die gebruikers kunnen helpen bij het vinden van specifieke informatie:

Q&A answers in Microsoft Search

De Q&A-functie binnen Microsoft Search is een krachtig hulpmiddel dat de manier waarop gebruikers interactie hebben met zoekfunctionaliteiten transformeert. In plaats van simpelweg te navigeren naar een lijst met zoekresultaten, stelt Q&A gebruikers in staat om natuurlijke taalvragen te stellen en directe, duidelijke antwoorden te ontvangen. Deze functionaliteit is bijzonder waardevol voor het snel verkrijgen van informatie zonder de noodzaak om door meerdere documenten of webpagina’s te bladeren.

Het opzetten van Q&A vereist een doordachte benadering om ervoor te zorgen dat de antwoorden die het systeem biedt, nauwkeurig en nuttig zijn. Beheerders kunnen Q&A’s toevoegen via het Microsoft 365-beheercentrum, waarbij ze een intuïtieve interface gebruiken om vragen en bijbehorende antwoorden in te voeren. Deze antwoorden kunnen worden geformatteerd met rijke tekst en andere HTML-elementen om de leesbaarheid en bruikbaarheid te verbeteren.

Om de Q&A-functie te optimaliseren, is het belangrijk om de vragen en antwoorden regelmatig te herzien en bij te werken. Dit zorgt ervoor dat de informatie actueel blijft en dat de antwoorden relevant zijn voor de veranderende behoeften van de organisatie. Bovendien kunnen beheerders gebruikmaken van browserextensies om eenvoudig Q&A’s te creëren en te bewerken, wat het proces van contentcreatie stroomlijnt.

Een effectieve Q&A-database kan de interactie van gebruikers met Microsoft Search aanzienlijk verbeteren, waardoor de tijd die nodig is om antwoorden te vinden wordt verkort en de algehele productiviteit wordt verhoogd. Door de Q&A-mogelijkheden te benutten, kunnen organisaties een meer interactieve en responsieve zoekervaring bieden die verder gaat dan traditionele zoekmethoden.

Acroniemen in Microsoft Search

Microsoft-search-acronyms-1

Acroniemen spelen een cruciale rol in de communicatie binnen organisaties, waar ze vaak worden gebruikt om complexe concepten en bedrijfsprocessen te vereenvoudigen. Echter, zonder een duidelijke referentie kunnen deze afkortingen verwarring veroorzaken, vooral voor nieuwe medewerkers of teams die samenwerken met verschillende afdelingen. Microsoft Search biedt een oplossing voor dit probleem met de Acronyms-functie, die gebruikers in staat stelt om snel de definities van acroniemen te vinden die specifiek zijn voor hun organisatie.

De Acronyms-functie in Microsoft Search identificeert acroniemen door twee databronnen te raadplegen: door de beheerder gecureerde acroniemen en door het systeem gecureerde acroniemen. De door de beheerder gecureerde acroniemen worden rechtstreeks toegevoegd aan de Microsoft Search-administratiecentrum, terwijl de door het systeem gecureerde acroniemen automatisch worden ontdekt door Microsoft Search in gebruikers’ e-mails en documenten, evenals openbaar beschikbare gegevens binnen de organisatie.

Het toevoegen van acroniemen aan de zoekdatabase is een gestroomlijnd proces. Beheerders kunnen individuele acroniemen of bulkimporteren via een CSV-bestand in de Microsoft Search-administratiecentrum. Elk acroniem moet een verplichte ‘Stands for’-veld hebben, en kan ook een URL en beschrijving bevatten. Zodra een acroniem is toegevoegd, kan het worden ingesteld op de gepubliceerde staat, waardoor het beschikbaar is voor gebruikers via Microsoft Search, of op de conceptstaat voor verdere beoordeling voordat het wordt gepubliceerd.

Het beheren van acroniemen omvat het bijwerken van de definities om ervoor te zorgen dat ze actueel blijven en het verwijderen van verouderde of ongebruikte acroniemen. Dit zorgt ervoor dat gebruikers toegang hebben tot nauwkeurige en relevante informatie, wat bijdraagt aan een efficiëntere communicatie en een beter begrip binnen de organisatie.

Locations in Microsoft Search

microsoft-search-locaties

Locatiegegevens zijn een essentieel onderdeel van de moderne zoekervaring, vooral binnen grote organisaties met meerdere gebouwen en faciliteiten. Microsoft Search maakt gebruik van locatiegegevens om zoekresultaten te verfijnen en te verbeteren, waardoor gebruikers snel en efficiënt de fysieke locaties kunnen vinden die ze nodig hebben. Of het nu gaat om het vinden van een specifieke vergaderruimte, het navigeren naar een ander kantoor, of het lokaliseren van de dichtstbijzijnde printer, de integratie van locatiegegevens met Microsoft Search biedt een naadloze en intuïtieve manier om deze veelvoorkomende taken uit te voeren.

Het beheren van locaties binnen Microsoft Search is een proces dat zowel nauwkeurigheid als actualiteit vereist. Beheerders kunnen locaties toevoegen, bewerken en beheren via het Microsoft 365-beheercentrum. Dit omvat het invoeren van adressen, het verstrekken van richtingen en navigatie, en zelfs het uploaden van plattegronden voor complexe gebouwen. Het systeem maakt het ook mogelijk om locaties in bulk toe te voegen of te bewerken via een import- en exportfunctie, wat het beheer van locatiegegevens op grote schaal vergemakkelijkt.

De integratie van locatiegegevens met andere zoekfuncties versterkt de algehele zoekervaring. Bijvoorbeeld, wanneer een gebruiker zoekt naar een collega, kan Microsoft Search niet alleen de contactgegevens van die persoon tonen, maar ook hun kantoorlocatie op een kaart. Dit niveau van detail en integratie maakt Microsoft Search tot een onmisbaar hulpmiddel voor dagelijkse navigatie en planning binnen de organisatie.

Door locatiegegevens effectief te gebruiken, kunnen organisaties hun werknemers helpen tijd te besparen en productiever te zijn. Het stelt hen in staat om snel de informatie te vinden die ze nodig hebben, wat bijdraagt aan een soepelere en meer verbonden werkomgeving.

People Search en Organizational Search

microsoft-search-people-1

In elke organisatie is het snel kunnen vinden en verbinden met de juiste collega’s van onschatbare waarde. People Search en Organizational Search binnen Microsoft Search zijn ontworpen om precies dat te doen – ze stellen gebruikers in staat om snel personen en hun plaats binnen de organisatiestructuur te vinden. Of het nu gaat om het zoeken naar een expert op een bepaald gebied, het vinden van de contactgegevens van een teamlid, of het begrijpen van de hiërarchie van de organisatie, deze zoekfuncties zijn essentieel voor het bevorderen van samenwerking en communicatie.

People Search maakt gebruik van de Microsoft Graph om rijke profielinformatie te bieden, zoals werkgeschiedenis, afdelingsdetails, en zelfs gemeenschappelijke bestanden en groepen. Dit gaat verder dan alleen het vinden van een naam; het helpt bij het bouwen van netwerken binnen de organisatie door gebruikers te voorzien van contextuele informatie die de samenwerking kan verbeteren. Organizational Search, aan de andere kant, helpt gebruikers de structuur van de organisatie te visualiseren, inclusief managementlijnen en teamverbanden. Dit kan bijzonder nuttig zijn voor nieuwe medewerkers die zich oriënteren of voor projectmanagers die teams samenstellen voor nieuwe initiatieven.

Het belang van People Search voor interne netwerken en communicatie kan niet worden onderschat. Het stelt individuen in staat om snel en efficiënt verbinding te maken met de juiste mensen, wat essentieel is in een snel veranderende werkomgeving. Het ondersteunt ook een cultuur van openheid en toegankelijkheid, waarbij informatie en expertise gemakkelijk gedeeld kunnen worden. In een tijd waarin remote werken en digitale werkplekken steeds gebruikelijker worden, biedt People Search een manier om de fysieke afstand te overbruggen en de samenhang binnen de organisatie te behouden.

Files Answers in Microsoft Search

microsoft-search-bestanden-1

Files Answers binnen Microsoft Search is een geavanceerde zoekfunctie die gebruikers in staat stelt om snel de bestanden te vinden die ze nodig hebben om hun werk te voltooien. Deze functie is geïntegreerd in verschillende Microsoft 365-applicaties, waaronder SharePoint, OneDrive en Teams, en biedt gebruikers de mogelijkheid om te zoeken naar bestanden op basis van inhoud, naam of zelfs de persoon die het bestand heeft gemaakt of bewerkt.

Met behulp van de Microsoft Graph en geavanceerde zoekalgoritmen, levert Files Answers resultaten die niet alleen relevant zijn, maar ook gepersonaliseerd op basis van de interacties en werkpatronen van de gebruiker binnen de organisatie. Dit betekent dat wanneer een gebruiker zoekt naar een bepaald document, Microsoft Search rekening houdt met de context van de zoekopdracht en de meest relevante bestanden toont die aansluiten bij de huidige taak of project waar de gebruiker aan werkt.

Een van de belangrijkste voordelen van Files Answers is de mogelijkheid om te zoeken naar bestanden die door collega’s zijn gedeeld of bewerkt, wat de samenwerking binnen teams vergemakkelijkt. Gebruikers kunnen eenvoudig bestanden vinden waaraan ze samenwerken, zelfs als ze de exacte locatie of naam van het bestand niet kennen. Dit wordt mogelijk gemaakt door de geavanceerde querybegrip van Microsoft Search, die het eenvoudig maakt om gedeelde bestanden te vinden.

Bovendien kunnen gebruikers met Files Answers direct actie ondernemen vanuit de zoekresultaten, zoals het openen van een bestand, het delen ervan met collega’s of het starten van een samenwerkingssessie. Dit verhoogt de efficiëntie door gebruikers snel toegang te geven tot de benodigde bestanden zonder dat ze door mappen hoeven te navigeren of meerdere applicaties moeten openen.

Search Verticals & Custom Filters in Microsoft Search

Microsoft-Search-verticals-custom-filters-2

Search verticals in Microsoft Search zijn essentieel voor het organiseren van zoekresultaten op een manier die aansluit bij de specifieke behoeften van een organisatie. Ze fungeren als tabbladen op de zoekresultatenpagina die resultaten van een bepaald type of uit geselecteerde bronnen tonen. Bijvoorbeeld, de vertical ‘Bestanden’ toont resultaten die als bestanden zijn geclassificeerd, wat het gemakkelijk maakt voor gebruikers die op zoek zijn naar documenten. Microsoft Search biedt standaard verticals zoals ‘Alles’, ‘Bestanden’ en ‘Personen’, maar het unieke van het systeem is dat het ook mogelijk maakt om custom verticals te creëren die zijn afgestemd op de unieke inhoud en behoeften van een organisatie.

Het aanpassen van search verticals kan op twee niveaus worden beheerd: op organisatieniveau en op siteniveau. Een vertical op organisatieniveau verschijnt op de zoekresultatenpagina wanneer gebruikers zoeken vanaf hun SharePoint-startpagina, Microsoft Office en Microsoft Search in Bing. Een vertical op siteniveau verschijnt op de zoekresultatenpagina wanneer gebruikers zoeken op een SharePoint-site. Dit betekent dat een afdeling zoals klantenservice een vertical kan hebben om direct te zoeken naar incidenten met hoge prioriteit vanaf hun SharePoint-site.

Custom filters spelen een cruciale rol bij het verfijnen van zoekresultaten. Ze stellen gebruikers in staat om de resultaten van hun zoekopdrachten te verfijnen en de verfijnde resultaten weer te geven2. Deze filters kunnen worden toegevoegd aan zowel standaard als custom verticals op zowel organisatie- als siteniveau. Beheerders kunnen filters configureren door gebruik te maken van beheerbare eigenschappen die kunnen worden verfijnd in de verticalbeheerwizard. Vervolgens kan een custom filter binnen een vertical worden gecreëerd op basis van een eigenschap van een verbinding. Bijvoorbeeld, binnen een vertical kan een filter ‘Gepubliceerd Op’ worden gecreëerd voor een ServiceNow-verbinding.

Het creëren van organisatieniveau filters gebeurt via het Microsoft 365-beheercentrum, waar beheerders de gewenste vertical selecteren, bewerken en filters toevoegen op basis van beheerbare eigenschappen die kunnen worden verfijnd. Na het toevoegen van filters kunnen ze de vertical beoordelen en opslaan.

Door search verticals en custom filters effectief te gebruiken, kunnen organisaties een gepersonaliseerde en relevante zoekervaring bieden die de productiviteit verhoogt en gebruikers helpt om snel de informatie te vinden die ze nodig hebben.

Data Sources / Search Connectors in Microsoft Search

data-connectors-microsoft-search-1

De kracht van Microsoft Search wordt exponentieel vergroot door de integratie van diverse data sources en search connectors. Deze connectors stellen organisaties in staat om niet alleen Microsoft 365-data te indexeren, maar ook data van derde partijen, waardoor een uitgebreide zoekervaring ontstaat die zowel interne als externe informatiebronnen omvat. Microsoft biedt 18 Microsoft Graph connectors aan, en partners in het ecosysteem hebben meer dan 100 extra connectors gecreëerd. Organisaties kunnen ook hun eigen connectors bouwen om specifieke data sources te verbinden.

De beschikbare data sources variëren van Azure Data Lake Storage Gen2 en Azure DevOps tot populaire services zoals Salesforce en ServiceNow. Deze connectors maken het mogelijk om data te indexeren die gehost wordt op locatie of in de publieke of private clouds, terwijl de bronpermissies gerespecteerd worden. Dit betekent dat gebruikers binnen een organisatie alleen content kunnen zien waartoe zij toegang hebben.

Het integreren van externe data sources met Microsoft Search vereist een zorgvuldige planning en configuratie. Het proces begint met het bepalen van de data sources die het meest waardevol zijn voor de organisatie en het evalueren van de beschikbare connectors. Vervolgens kunnen beheerders de connectors instellen via het Microsoft 365-beheercentrum, waarbij ze de verbindingen beheren en de indexering configureren. Dit zorgt ervoor dat de externe data naadloos wordt geïntegreerd in de zoekresultaten, waardoor gebruikers een rijkere en meer complete set van informatie tot hun beschikking hebben.

Door het gebruik van data sources en search connectors kunnen organisaties de grenzen van hun zoekmogelijkheden verleggen, wat leidt tot betere besluitvorming en een meer geïnformeerde werknemersbasis. Het resultaat is een krachtige zoektool die niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de kennisdeling binnen de organisatie bevordert.

Beveiliging en privacy in Microsoft Search

Beveiliging en privacy zijn fundamentele pijlers van Microsoft Search, ontworpen om de gegevens van gebruikers en organisaties te beschermen. Microsoft Search waarborgt de privacy en beveiliging van gegevens door middel van verschillende ingebouwde maatregelen en best practices. Alle zoekopdrachten worden uitgevoerd over een beveiligde HTTPS-verbinding, wat zorgt voor end-to-end encryptie en de integriteit van de data garandeert. Authenticatie en autorisatie worden beheerd via Microsoft Entra ID, wat betekent dat gebruikers alleen toegang hebben tot Microsoft Search met hun werk- of schoolaccount, en niet met een persoonlijk Microsoft-account1.

Voor het beheren van toegangsrechten en gegevensbescherming, hanteert Microsoft Search een ‘secure by default’-benadering. Dit houdt in dat zoekresultaten afkomstig van Office 365-werklasten zoals SharePoint en OneDrive for Business ‘security trimmed’ zijn bij de bron. Gebruikers kunnen alleen die bronnen zien en openen waartoe ze toegang hebben via Office 365, wat betekent dat ze alleen hun eigen bestanden en bestanden die expliciet of impliciet met hen zijn gedeeld, kunnen zien.

Best practices voor het beheren van toegangsrechten en gegevensbescherming omvatten:

Regelmatige Beoordeling van Toegangsrechten: Zorg ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gevoelige informatie door regelmatig toegangsrechten te beoordelen en bij te werken.

Gebruik van Groepsbeleid: Implementeer groepsbeleid om toegang tot gegevens te beheren en te beperken op basis van gebruikersrollen en verantwoordelijkheden.

Training en Bewustwording: Zorg ervoor dat gebruikers getraind zijn in het herkennen van privacy- en beveiligingsrisico’s en begrijpen hoe ze Microsoft Search veilig kunnen gebruiken.

Monitoring en Rapportage: Monitor zoekactiviteiten en stel rapportages in om ongebruikelijke patronen of potentiële beveiligingsincidenten te identificeren.

Door deze maatregelen te implementeren, kunnen organisaties de privacy en beveiliging van hun gegevens waarborgen, terwijl ze een krachtige en efficiënte zoekervaring bieden met Microsoft Search.

Conclusie

Microsoft Search staat aan de voorhoede van de zoektechnologie, waarbij het de manier waarop organisaties toegang krijgen tot en interageren met informatie revolutioneert. Met zijn geavanceerde functies zoals bookmarks, answers, Q&A, acroniemen, locatiegegevens, search verticals, custom filters, en de integratie van diverse data sources en connectors, biedt Microsoft Search een ongeëvenaarde zoekervaring die zowel intern als extern is. Het vermogen om mensen en organisatiestructuren te doorzoeken, evenals de naadloze integratie met Bing, versterkt de verbinding tussen gebruikers en de informatie die ze nodig hebben, ongeacht waar deze zich bevindt.

Voor IT-managers en CEO’s die streven naar operationele efficiëntie en gegevensgestuurde besluitvorming, is het benutten van de volledige potentie van Microsoft Search geen optie, maar een noodzaak. Het is een krachtig hulpmiddel dat niet alleen de productiviteit verhoogt, maar ook de samenwerking en kennisdeling binnen de organisatie bevordert. Door de beveiliging en privacy van gegevens te waarborgen, stelt Microsoft Search organisaties in staat om met vertrouwen te zoeken en te werken.

We moedigen u aan om de mogelijkheden van Microsoft Search te verkennen en te implementeren, om zo een omgeving te creëren waarin informatie snel, veilig en efficiënt kan worden gevonden en gebruikt. Laat Microsoft Search uw gids zijn in de wereld van informatie, en ontdek hoe het uw organisatie kan transformeren.

SharePoint succesvol inrichten

Meer informatie over SharePoint nodig?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Klaar om aan de slag te gaan met SharePoint Intranet?

Esther-Vernooij-Kleur-1

Esther denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO 27001 Information Security-1

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!