Microsoft Places brengt nieuw leven in hybride werken

Verbeter de effectiviteit en betrokkenheid op je werkplek

Mensen willen steeds meer flexibiliteit in hun werk – onderzoek van Microsoft toont aan dat bijna de helft (48%) van de wereldwijde werknemers waarschijnlijk hun directe manager om een flexibeler werkschema of locatie zal vragen in het komende jaar.¹ Maar het onderhouden van verbinding in flexibel werk vergt inspanning. Organisaties die niet actief momenten creëren om mensen samen te brengen, lopen het risico op verlies van verbinding: 43% van de werknemers voelt zich niet verbonden met hun bedrijf.¹ De spanning tussen flexibiliteit en verbinding op het werk is niet nieuw en vereist daarom een innovatieve oplossing.

AI-innovatie verbetert al de manier waarop we werken; het verbeteren van waar we werken is de volgende kans. Met Microsoft Places, een app die hybride werken opnieuw vormgeeft, kan AI het coördineren van kantoortijd en het verbinden met collega’s nog eenvoudiger maken.

Naast het bevorderen van verbeterde coördinatie en verbinding, optimaliseert Places de effectiviteit en betrokkenheid op de werkplek. Belangrijk is dat Places-functies toegankelijk zijn op de platforms die je regelmatig gebruikt voor coördinatie en samenwerking, zoals Outlook en Microsoft Teams, zodat flexibele werkcoördinatie en verbinding binnen je normale werkstroom kunnen plaatsvinden.

Coördineer wanneer en waar je naar kantoor komt

Het plannen van kantoortijd met collega’s en vooruit plannen om kamers en een bureau te reserveren zijn vaak genoemde uitdagingen voor flexibele teams. Wanneer werknemers op kantoor aankomen, willen ze niet begroet worden door een zee van lege bureaus – ze willen face-to-face contact met hun manager en de collega’s met wie ze het meest samenwerken. Bijna de helft (49%) van de wereldwijde kenniswerkers heeft dit probleem het afgelopen jaar ervaren.¹

Met Places kun je gemakkelijker coördineren met collega’s en ruimtes op kantoor. Het locatieplan van Places stelt je in staat om je voorgestelde locatieplanning te delen met collega’s en hun plannen te bekijken.

projectmatig-samenwerken

Het bijwerken of aanpassen van je locatie is altijd beschikbaar binnen de Places-app, maar het is ook toegankelijk binnen je reguliere werkstroom in de Outlook-agenda. Met een klik kun je je planning aanpassen en toegang krijgen tot de spiekkaart, die je naaste medewerkers toont die van plan zijn te komen en snelle toegang tot het boeken van ruimtes biedt, voor meer informatie. Er is ook een link op de spiekkaart waarmee je alle planningen van collega’s in de Places-app kunt zien.

modern-communiceren

Naast het coördineren van planningen met collega’s, kun je ook gemakkelijk de verwachtingen van je manager zien. Met teamrichtlijnen in Places communiceren managers welke dagen hun team op kantoor moet zijn en wat de prioriteiten zijn voor elke kantoordag. Het bieden van een doel voor teamdagen op kantoor geeft je een extra reden om naar kantoor te komen.

De integratie van Places-gegevens in Microsoft Copilot zal de coördinatie nog gemakkelijker maken. In de tweede helft van 2024 kun je Copilot gebruiken om te begrijpen welke dagen het beste zijn om naar kantoor te komen. Copilot zal zelfs redenen delen waarom bepaalde dagen het beste zijn, zoals persoonlijke vergaderingen, de geplande aanwezigheid van je manager of wanneer de meeste van je collega’s van plan zijn op kantoor te zijn. Je kunt Copilot vragen om je planning op basis van deze informatie aan te passen – je werklocatie veranderen naar kantoor op aanbevolen dagen en persoonlijke vergaderingen opnieuw plannen.

SharePoint-training

Nadat je hebt besloten welke dagen je naar kantoor komt, moet je de juiste ruimtes vinden voor je vergaderingen en geconcentreerd werk. Van software tot hardware, Microsoft biedt een end-to-end boekingsoplossing die een verbeterde werkplekervaring biedt. Beginnend met de Places-zoeker, toegankelijk in Outlook, kun je nu kamers en bureaus zoeken en aanvullende informatie krijgen om je boekingsbeslissing te begeleiden. De Places-zoeker toont afbeeldingen van de kamer of het bureaubestand, bevat een kaart van waar de ruimte zich in het kantoor bevindt en biedt details over beschikbare technologie of andere voorzieningen. De Places-zoeker kan worden verbeterd wanneer gecombineerd met andere werkplekervaringen van Microsoft en onze apparaatpartners. Met Teams kunnen gebruikers profiteren van boekbare bureaufuncties waarmee gebruikers naar een gedeeld werkbureau kunnen lopen, hun laptop op de monitor kunnen aansluiten en de plek automatisch kunnen reserveren.

Places-5

In je agenda biedt Places ook handige herinneringen als er geen kamers of bureaus zijn geboekt voor een kantoordag. Je kunt op de locatiepin in de agenda klikken om de spiekkaart op te roepen en suggesties te bekijken voor bureaus en kamers die het beste voldoen aan je behoeften voor de dag.

Copilot-for-m365-training

End-to-end boekingen worden verder verbeterd met Copilot in de tweede helft van 2024. Met de boekingssuggesties zal Copilot het boeken van de juiste ruimte voor de behoeften van je vergadering beheren voor terugkerende vergaderingen waarbij één kamer mogelijk niet elke week beschikbaar is.

Excel-training

Meer verbindingen op kantoor mogelijk maken

Een van de voordelen van op kantoor zijn, is een spontane gesprek met collega’s. Met uitgebreide aanwezigheid, een nieuwe Places-functie die verschijnt in Microsoft 365-apps, kun je collega’s zien die in de buurt zijn. Met bewustzijn van wie er in de buurt is, kunnen snelle chats persoonlijk plaatsvinden of kan een uitgestelde lunch worden gepland. Door aanwezigheid aan te passen om aan te geven wanneer een werknemer op kantoor is of in welk gebouw ze zich bevinden, kunnen collega’s gemakkelijk zien wanneer ze in de buurt zijn.

Powerpoint-training
Word-training

Het is belangrijk op te merken dat bij het zorgen dat flexibel werk ‘werkt’, alle locatiegegevensverzameling voldoet aan de strikte privacynormen van Microsoft. Opt-in en opt-out controles voor uitgebreide aanwezigheid zijn beschikbaar op zowel het niveau van de tenantbeheerder als de gebruiker, zijn beperkt tot signalen over kantoorlocaties, en zullen worden geaggregeerd en geanonimiseerd in rapporten over kantoorgebruikstrends.

Vertrouw op het optimaliseren van de effectiviteit van de werkplek

IT-beheerders hebben ook uitdagingen ondervonden in flexibel werken. Statische gebouwen hebben het tempo van de evoluerende aard van hoe en waar werknemers werken, niet bijgehouden. AI kan een rol spelen in het verbeteren van het beheer van ruimte door actief kansen voor optimalisatie te benadrukken.

Elke beslissing over het optimaliseren van de werkplek moet beginnen met een begrip van welke ruimtes beschikbaar zijn en hoe ze worden gebruikt. Het combineren van intentie en feitelijke bezettingspatronen beschikbaar in Places stelt beheerders in staat een duidelijker beeld te krijgen van de beschikbare ruimte en wat daadwerkelijk nodig is.

Het gebruik van ruimtes is een andere belangrijke input bij het beheren van de werkplek. Met meer geïntegreerde incheckfunctionaliteit voor vergaderzalen en bureaubestanden kunnen beheerders beleidsregels aanpassen om automatisch ongebruikte kamers of bureaus die zijn geboekt, vrij te geven – wat duidelijkheid creëert over het daadwerkelijke gebruik van boekbare ruimtes. Microsoft levert inzichten en analyses over het gebruik van ruimtes via werkplekproducten. Naast apparaatimplementatie en -beheerfunctionaliteiten, biedt Microsoft Teams Rooms Pro Management waardevolle gegevens over ruimte- en apparaatgebruik voor vergader- en samenwerkingsruimtes en gedeelde bureaus, die kunnen helpen bij het valideren van intentiegegevens in Places.

Bookings-training

In de tweede helft van 2024 zullen de gegevens van Places de functie van Copilot in staat stellen om aanvullende intelligentie te bieden om IT-beheerders te begeleiden bij het beheren en aanpassen van ruimte, zoals suggesties voor het consolideren van verdiepingen op dagen met lage bezetting, het aanpassen van voedselvoorzieningen om verspilling te voorkomen, of het toevoegen van meer geschikte ruimtes ter ondersteuning van nieuwe manieren van werken. Beheerders zullen aanvullende analyses kunnen uitvoeren op de verzamelde gegevens van de verbonden werkplek om nog beter geïnformeerde beslissingen te nemen of patronen en trends beter te begrijpen. Aanpassingen kunnen een materiële impact hebben op het operationele budget en de duurzaamheidsdoelstellingen van een organisatie.

Sway-training

In de tweede helft van 2024 zullen de gegevens van Places de functie van Copilot in staat stellen om aanvullende intelligentie te bieden om IT-beheerders te begeleiden bij het beheren en aanpassen van ruimte, zoals suggesties voor het consolideren van verdiepingen op dagen met lage bezetting, het aanpassen van voedselvoorzieningen om verspilling te voorkomen, of het toevoegen van meer geschikte ruimtes ter ondersteuning van nieuwe manieren van werken. Beheerders zullen aanvullende analyses kunnen uitvoeren op de verzamelde gegevens van de verbonden werkplek om nog beter geïnformeerde beslissingen te nemen of patronen en trends beter te begrijpen. Aanpassingen kunnen een materiële impact hebben op het operationele budget en de duurzaamheidsdoelstellingen van een organisatie.

1Mei 2024 Work Trend Index survey, Microsoft.

De ultieme Microsoft Teams gids

Alles weten over Microsoft Teams?

Download dan gratis ons eBook voor meer informatie.

Download >

Probeer het uit!

Aan de slag met Microsoft Places

De officiële release van Microsoft Places is nog niet beschikbaar, maar u kunt het hier bekijken in de previewfase!

Preview
M365-Places

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO 27001 Information Security-1

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!