Nieuwe updates voor Planner-opmerkingen en -instellingen

In de afgelopen weken en maanden heeft Microsoft een aantal updates uitgerold voor Planner. Deze gaan specifiek over de meldingen die gebruikers ontvangen, hieronder vindt u meer informatie over de specifieke wijzigingen: 

Verbeteringen voor wie e-mailmeldingen over taakopmerkingen ontvangt

Voor de wijzgingen was het zo dat wanneer een gebruiker een taakcommentaar plaatste, er een bericht werd gestuurd naar de inbox van alle leden van het plan die lid waren van de groep van het plan. Dit betekende dat veel gebruikers commentaarmeldingen ontvingen over taken die niet relevant voor hen waren. Vanwege deze meldingen was een veelgehoorde opmerking die Microsoft van klanten ontving “Ik ben begonnen met het gebruik van Planner, maar er zijn teveel van deze taakcommentaar-e-mails!” Het Planner-team heeft onlangs een update voor Planner’s integratie met groepen uitgerold om deze meldingen direct te adresseren.

Deze update wijzigt het gedrag van de meldingen, zodat gebruikers geen e-mails met reacties meer ontvangen in hun inbox voor taken waarvoor ze nooit opmerkingen hebben gemaakt. Als u dus nooit een opmerking heeft geplaatst over een Planner-taak en u bent niet van plan hierover in de toekomst opmerkingen te maken, moet u nooit een e-mailnotificatie in uw inbox voor die taak ontvangen.

Wanneer u echter een opmerking over een taak plaatst, ontvangt u per e-mail meldingen in uw postvak IN voor elke volgende opmerking over die taak (zelfs voor opmerkingen van andere gebruikers). Op deze manier komt de meldingsdoelgroep beter overeen met degenen die het meest relevant zijn voor de taak.

Houd er rekening mee dat het bovenstaande gedrag alleen van toepassing is op taakopmerkingen die zijn ingediend vanuit de Planner-apps. Als u ervoor kiest om “reply all” te geven op het e-mailbericht (in Outlook of een andere e-mailclient) om een taakcommentaar toe te voegen, ontvangen alle leden van het plan een e-mailbericht met een reactiebericht.

U kunt nog steeds het groeppostvak controleren om de e-mailmeldingen te bekijken voor elke taakcommentaar die in een plan is gemaakt.

Meer context toevoegen aan de opmerkingen over reacties

De onderwerpregel van notificatie e-mails over reacties bevat nu de naam van de taak en geeft duidelijk de inhoud ervan weer. (Pro tip: u kunt nu e-mailregels opstellen om notificatieberichten naar een specifieke map te routeren, omdat de onderwerpregel altijd de woorden “comments on task” moet bevatten).

In de e-mailmelding zelf heeft Microsoft de taak en het plan voor de opmerking opgenomen, evenals deep links voor gebruikers om de taak in Planner direct te openen om te antwoorden. Deze links bevinden zich aan het einde van de e-mail. (Pro tip: als u ervoor kiest om de e-mailmelding te beantwoorden om een opmerking toe te voegen, zorg er dan voor dat u niet alles beantwoordt als u niet wilt dat uw opmerking een bericht stuurt naar alle leden van het plan!)

Deze e-mailmelding wordt verzonden voor de eerste opmerking over een taak.
Deze e-mailmelding wordt voor elk antwoord naar een taakcommentaar verzonden.

Verbeterde instellingen voor kennisgevingsmeldingen

Het Planner-team heeft de meldingsinstellingen bijgewerkt om duidelijker te definiëren wat elke optie doet en maakt het eenvoudiger om uw meldingen te configureren.

Voor elk plan worden door het openen van de “Plan-instellingen” onder het menu “…” de e-mailinstellingen van de groep voor dat plan weergegeven. Hier kan een groepseigenaar bepalen of groepsmailmeldingen worden verzonden wanneer een taak is voltooid of toegewezen. Ze hebben ook wat informatie toegevoegd om gebruikers naar hun “groepsinstellingen” te leiden als u wilt voorkomen dat alle groeps-e-mailberichten hun postvak IN bereiken. Omdat de opties onder “groepsinstellingen per e-mail” per plan van toepassing zijn, moet een gebruiker de Plan-instellingen bezoeken voor elk plan waartoe ze behoren om deze aan te passen.

Plan-instellingen screenshot

Microsoft heeft ook een link toegevoegd naar ‘Planner notificatie-instellingen’ binnen de Plan-instellingen. Via deze link kunnen gebruikers hun voorkeuren instellen voor de typen meldingen die in al hun plannen naar hen worden verzonden.

Planner melding instellingen screenshot