SharePoint implementatie

Een intranet op maat.

Een op maat gemaakte SharePoint-implementatie, naadloos afgestemd op uw unieke bedrijfsprocessen.

Bij het inrichten van een SharePoint-omgeving komt veel kijken, aangezien de inrichting en het gebruik per organisatie, afdeling, regio en vestiging kunnen verschillen. Vragen zoals wie toegang heeft tot welke bestanden, waar bestanden worden opgeslagen en hoe ze vindbaar blijven tussen duizenden documenten moeten zorgvuldig worden beantwoord. OfficeGrip ondersteunt u hierbij met een gestandaardiseerde implementatie. Wij begeleiden u stap voor stap door de verschillende fasen van de inrichting en zorgen ervoor dat uw medewerkers voortdurend op de hoogte zijn van de planning en de te nemen stappen.

Veiligheid

Veiligheid staat voorop in onze SharePoint-implementatie. We zorgen voor een beveiligde werkomgeving door robuuste toegangscontrole en versleuteling van gegevens. Dit garandeert dat uw informatie beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang en dat u met vertrouwen kunt samenwerken.

Productiviteit

Onze SharePoint-oplossing is ontworpen om uw productiviteit te verhogen. We creëren een efficiënte en overzichtelijke structuur die past bij uw specifieke behoeften. Door processen te stroomlijnen en informatie snel toegankelijk te maken, kunt u sneller en effectiever werken.

Hybride werken

Met SharePoint kunt u naadloos hybride werken, ongeacht waar u zich bevindt. De oplossing zorgt voor een veilige en productieve werkomgeving, zowel op kantoor als op afstand, zonder concessies te doen aan functionaliteit of beveiliging.

Integratie

Onze SharePoint-oplossing integreert naadloos met uw bestaande systemen en processen. Door gebruik te maken van geavanceerde integratiefuncties zorgen wij ervoor dat gegevens en applicaties effectief samenwerken, waardoor uw workflow soepel en gestroomlijnd verloopt. Dit bevordert niet alleen de efficiëntie maar minimaliseert ook de noodzaak voor dubbele gegevensinvoer en voorkomt fouten.

Gericht advies

Bij de implementatie van SharePoint bieden wij gericht advies op maat. Onze experts analyseren uw huidige werkomgeving en bedrijfsbehoeften om een op maat gemaakte strategie te ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat de SharePoint-oplossing perfect aansluit bij uw specifieke eisen en doelen, en dat u het maximale rendement uit uw investering haalt.

Stel eenvoudig het ideale aanbod samen voor een moderne werkplek voor uw organisatie.

Bereken uw werkplek >

Inventarisatie formulier

Hoe ziet uw organisatie eruit

Voordat we een nieuwe SharePoint-omgeving kunnen ontwerpen is het belangrijk om te weten hoe uw organisatie er nu uitziet. Uit welke afdelingen bestaat uw organisatie bijvoorbeeld. En wat voor informatie wordt er gedeeld onderling. Daarom vragen wij u aan het begin van het traject een inventarisatie formulier in te vullen. De resultaten van het Inventarisatie Formulier vormen de basis van het Functioneel Design en de daaropvolgende implementatie.

sharepoint-digital-readiness-assessment-1

Digital Readiness Assesment

Wat heeft uw organisatie nodig

We willen niet alleen weten hoe uw organisatie er nu uit ziet. Aan de hand van een digitale enquête, een zogenaamde Digital Readiness Assessment, wordt er vastgesteld wat de wensen en behoeften zijn van uw medewerkers. Hierdoor leren we uw organisatie en haar medewerkers goed kennen.

SharePoint Lookbook

Uw nieuwe omgeving = uw smaak en stijl

Het SharePoint Lookbook wordt door de Productivity Consultant doorgenomen met de klant-contactpersoon. Dit lookbook met voorbeelden van SharePoint-ontwerpen dient ter inspiratie om zo de inrichting van de ‘Intranet site’ te vergemakkelijken en van extra functionaliteiten te voorzien.
SharePoint Lookbook

Functioneel design

Al uw wensen in één ontwerp

Op basis van de input uit het inventarisatie formulier, het Digital Readiness Assessment en het SharePoint Lookbook stelt onze Productivity Consultant een Functioneel Design op. Het Functioneel Design wordt ‘op papier’ uitgewerkt. Op deze manier hoeft de externe projectgroep niet vanaf nul te bedenken hoe de SharePoint en Teams omgeving eruit komt te zien.

Samen afspraken maken

Continue communiceren

Een SharePoint traject bestaat bij OfficeGrip uit meer dan alleen een intranet omgeving inrichten. Het is niet alleen belangrijk om dingen volgens afspraak uit te voeren, maar ook om uit te leggen wat we doen, wanneer we het doen en waarom. Gedurende het hele traject staan we in nauw contact met de klant en maken we samen afspraken, geven updates over de genomen stappen en evalueren de resultaten na elke fase. Hierdoor komen we samen tot het gewenste resultaat; een op maat gemaakte SharePoint omgeving die voldoet aan de wensen en behoeften van de klant.

Pre-kickoff
Samenstellen projectgroep
Samen met onze productivity consultant stelt u een projectgroep samen welke bestaat uit een select aantal medewerkers afkomstig vanuit elke afdeling. Deze projectleden worden interne ambassadeurs van het eindproduct en zullen gedurende het gehele traject in contact staan met onze consultants.
Pre-kickoff
Na inventarisatie
Value discovery sessie
Deze sessie start met een kennismakingsronde tussen het projectteam en de productivity consultant. De afspraken die gemaakt zijn tijdens de pre-kickoff meeting worden besproken samen met de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten van de inventarisatie fase.
Na inventarisatie
Tijdens implementatie
Online Workshop
Tijdens een online workshop via Microsoft Teams wordt er met de projectgroep gekeken naar de SharePoint-omgeving tot nu toe en de zogenaamde rechtenstructuur en metadata. Verschillende afdelingen hebben verschillende rechten. Zo zal de afdeling administratie toegang hebben tot bepaalde bestanden die afgeschermd zijn voor andere afdelingen.
Tijdens implementatie
Bij livegang
Ready to start training
De 'Ready to start training' wordt gegeven na oplevering van de nieuwe werkomgeving. Dit moment is het startschot voor het werken in het nieuwe systeem. Deze training is voor de meeste gebruikers een eerste kennismaking met SharePoint, en soms zelfs met Microsoft 365 in het algemeen. Het doel van de training is om gebruikers wegwijs de maken in het nieuwe systeem en om de basisprincipes van het werken in de cloud bij te brengen.
Bij livegang

Van ontwerp naar omgeving

Implementatie fase

Aan de hand het Functioneel Design wordt de omgeving gebouwd in de Live omgeving van de klant. Op deze manier kunnen de leden van de projectgroep gemakkelijker een beeld vormen hoe SharePoint voor hun organisatie gaat werken. Tijdens de implementatie vindt er ook een inspiratiesessie plaats waar de projectleden voor het eerst kennis met Office 365 kunnen maken en de mogelijkheden binnen de nieuwe werkomgeving.
sharepoint-implementatie-inrichting-1
  • Site structuur
  • Rechtenstructuur
  • Metadata
  • Keuze menu's
  • Hub site
  • Communicatiesite
  • Nieuws site
  • Smoelenboek

Livegang nieuwe SharePoint omgeving

Opleverings fase

Na de implementatiefase is het dan zover. Uw nieuwe intranet is klaar voor gebruik. De oplevering gebeurt in 2 fases; allereerst zal de projectgroep de omgeving begeleid testen, voordat alle medewerkers binnen uw organisatie gebruik gaan maken van de nieuwe omgeving. Deze livegang gaat gepaard met een verplichte ready to start training. Deze training is het startschot van het werken in de nieuwe omgeving.

Klaar om aan de slag te gaan met SharePoint?

Bob denkt graag
met u mee.

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO 27001 Information Security-1