Hoe laat je tienduizenden werknemers zo snel mogelijk overschakelen naar thuiswerk? Met de COVID-19-uitbraak die zich over de hele wereld verspreidt, was dat de afgelopen weken de grote vraag bij Microsoft. Microsoft heeft Teams al gratis beschikbaar gemaakt voor individuen en organisaties. Ook OfficeGrip ziet een toename van het gebruik bij klanten, aangezien werknemers zich in heel het land aanpassen aan het uitsluitend online vergaderen, chatten en samenwerken.

Hieronder delen we graag een aantal tips over de beste manieren om thuiswerken productief en gezond te maken.

Ermee beginnen

Terwijl u overstapt naar thuiswerken, zullen enkele belangrijke beginstappen u klaarstomen voor succes.

Richt uw werkruimte in

Maak je geen zorgen als je geen thuiskantoor hebt. U kunt nog steeds productief vanuit huis werken. Teams is zelfs ontworpen als een virtueel kantoor dat u overal mee naartoe kunt nemen. Hoewel u thuis misschien geen printer, fysieke bestanden of een bureautelefoon hebt, kunt u documenten rechtstreeks in Teams ophalen, bestanden veilig opslaan waar de juiste mensen er toegang toe hebben en snel deelnemen aan oproepen en vergaderingen. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om een speciale thuiswerkruimte te hebben waar u productief kunt zijn en kunt aangeven dat u zich in de niet-storen-modus bevindt. Een ontbijthoek, een rustige hoek van de slaapkamer, een onderbenutte speeltafel in de ontspanningsruimte – elke focusvriendelijke ruimte kan ook dienst doen als werkruimte. En maak je geen zorgen als het de hele dag een beetje rommelig wordt, je kunt altijd achtergrond vervagen gebruiken tijdens videovergaderingen zodat uw teamgenoten zich alleen op u concentreren.

Communiceer, communiceer, communiceer

Hoewel velen van ons ten minste een deel van de tijd vanuit huis werken, vertrouwen we nog steeds op ritmes en kernuren die zijn opgebouwd rond onze fysieke aanwezigheid op kantoor. Als u vanuit huis werkt, kan uw dagelijkse ritme veranderen. Dit geldt vooral voor degenen onder ons die werk en kinderopvang in evenwicht houden. Communiceer uw werktijden duidelijk met uw teamgenoten en medewerkers, zodat ze weten wanneer ze u kunnen bereiken. U kunt ook een statusbericht instellen in Teams om deze informatie proactief te delen.

Maak er ook een gewoonte van om uw teamgenoten regelmatig voortgangsrapporten te bieden. Volledig extern werkende bedrijven leggen de nadruk op documentatie, omdat het een belangrijke manier is om verbonden te blijven wanneer u apart werkt. We raden je aan updates, inzichten en nuttige bronnen te plaatsen die je hebt ontdekt in Teams-kanalen, zodat je teamgenoten verbonden kunnen blijven met wat je van plan bent, zelfs zonder het voordeel van een toevallig gesprek in de gang. Later kunnen ze binnen het kanaal zoeken naar ideeën of inhoud wanneer ze die nodig hebben.

Handhaaf gezonde grenzen 

Zonder de gebruikelijke werkdagseinen – bijvoorbeeld een wandeling om te lunchen of pendelen – kan het loskoppelen een uitdaging zijn. Externe werknemers merken soms dat ze lange tijd werken zonder pauzes om te sporten, een praatje te maken of een goede maaltijd te gebruiken. Dit leidt snel tot stress en burn-out. Onthoud: uw gezondheid staat voorop. Maak tijd voor maaltijden, drink veel water en herinner jezelf eraan om aan het eind van de dag mentaal “af te klokken” van thuiswerken. Deze gedragingen houden u niet alleen gezond, ze helpen u ook op de lange termijn productiever te zijn.

Effectieve vergaderingen houden

Omarm online vergaderingen

Als er geen fysieke vergaderruimte is, kan het samenbrengen van iedereen de grootste uitdaging op afstand zijn. Als u vergaderingen naar Teams verplaatst, zorg er dan voor dat alle vergaderingen een virtuele “join”-optie hebben om een online vergaderruimte te creëren. We raden ook aan dat alle deelnemers video inschakelen als ze dat prettig vinden. De face-to-face interactie helpt veel om iedereen een verbonden gevoel te geven. Teams heeft een brede selectie van gecertificeerde camera’s om uit te kiezen, evenals apparaten zoals headsets en speakerphones om ervoor te zorgen dat jij en je collega’s altijd duidelijk kunnen communiceren.

Wees opmerkzaam en inclusief

Als we naar online vergaderingen gaan, kunnen sommige van de visuele aanwijzingen waarop we vertrouwen, worden verwijderd om te zien of een collega iets te zeggen heeft tijdens een vergadering. En overvolle conferentiegesprekken kunnen het voor mensen moeilijk maken om hun mening te geven. De organisator van de vergadering moet regelmatig pauzeren om het stellen van vragen uit te nodigen en deelnemers eraan te herinneren dat ze ook het chatvenster van de vergadering kunnen gebruiken om hun gedachten te delen.

Neem uw vergaderingen op

Om het gebrek aan gezichtstijd te compenseren, plannen sommige telewerkers extra vergaderingen om in contact te blijven met klanten, partners en collega’s. Dubbele boekingen kunnen moeilijk te vermijden zijn. Als uw organisatie dit toestaat, neem dan vergaderingen op in Teams zodat collega’s later kunnen bijpraten. Als u niet aanwezig kunt zijn, herinner de organisator er dan aan om op te nemen tijdens uw afwezigheid. Het automatisch gegenereerde transcript is ook superhandig wanneer u informatie probeert te onthouden die is behandeld tijdens een vergadering die u heeft bijgewoond. Wilt u meer weten over Teams Meetings? Lees hier meer tips.

Verbonden blijven

Maak het missende praatje op de gang goed

Veel externe werknemers merken op dat wat ze het meest missen op kantoor informele gesprekken zijn. Chats bij het koffiezetapparaat of in de kantine houden ons niet alleen verbonden, ze brengen vaak belangrijke informatie of inzichten naar voren die we niet hadden kunnen raden. Wees bewust over het bereiken van en contact maken met uw collega’s. Beschouw chatberichten als je virtuele koffiezetapparaat en stel jezelf een herinnering om regelmatig met mensen in te checken. Emoji’s, GIF’s en stickers zijn een leuke manier om het geklets leuk en licht te houden.

Breng het team samen

Op afstand werken kan isolerend aanvoelen. Als leider is het belangrijk om kansen te creëren voor het hele team om virtueel samen te komen. Houd uw teammeetings of bijv. lunches regelmatig bij, houdt ze gewoon online. Gebruik het kanaal “Algemeen” in Teams voor discussies die voor iedereen interessant kunnen zijn. Voor grote brainstorms kunt u de Microsoft Whiteboard-app gebruiken, die een oneindig digitaal canvas biedt voor deelnemers aan de vergadering om rechtstreeks in Teams te brainstormen en samen te werken. We raden ook aan dat teamleiders de Crisis Communication Power-app downloaden. U kunt deze aanpasbare app gebruiken om uzelf en uw team te informeren over alles wat ze tijdens deze uitbraak moeten weten.

Veel plezier!

Met alle veranderingen die gepaard gaan met de overgang naar thuiswerken, is het belangrijk om het moreel van het team te bevorderen en te behouden. Er zijn veel dingen die je kunt doen binnen Teams om ervoor te zorgen dat mensen zich positief en betrokken voelen. Deel nieuws en verhalen in uw teamchat of organiseer een fotowedstrijd.

We snappen heel goed dat elk individu en team anders werkt. Maar we hopen dat deze tips u helpen om productief en verbonden te blijven, terwijl u zich aanpast aan een nieuwe manier van werken. En vergeet niet, je kunt beginnen met vandaag Teams door in te loggen of je gratis aan te melden.