Een SharePoint site maken

Het moderne intranet.

Een SharePoint omgeving zorgt ervoor dat alle gegevens op één centrale plek staan. Door de juiste SharePoint sites aan te maken kunnen werknemers effectief informatie vinden. Het is daarbij belangrijk om de juiste keuzes te maken voor een SharePoint site. Het aanmaken van een SharePoint site moet goed gebeuren, omdat een SharePoint omgeving anders een puinhoop wordt. Wij gaan hier kijken hoe je een SharePoint site kunt maken.

Inhoudsopgave

Voorbereiding voor het maken van een SharePoint site

Voordat je begint met het aanmaken van een SharePoint site, is het belangrijk om een doel in gedachte te hebben. Een SharePoint site maken doe je alleen als je daar een goede reden voor hebt. Je wilt het aantal SharePoint sites beperken, omdat anders data weer in verschillende groepen terecht kan komen. Denk dus goed na over de SharePoint structuur vanwege de impact op de organisatie.

Voor het aanmaken van een SharePoint site heb je een aantal onderdelen nodig:

  • De juiste rechten om een SharePoint site te kunnen aanmaken
  • Een plan om de SharePoint site in te richten
  • Voldoende kennis van de SharePoint omgeving

We willen nogmaals benadrukken dat het belangrijk is om goed over de SharePoint omgeving na te denken. De impact van een SharePoint site kan relatief groot zijn binnen de organisatie. Een goede voorbereiding is in dit geval echt het halve werk.

Een SharePoint site maken en het juiste type site selecteren

Bij het aanmaken van een SharePoint site kun je kiezen voor een “Teamsite” of een “Communicatiesite”. Het verschil tussen deze 2 zit hem in het doel van de site. Wil je een plek waarin collega’s kunnen samenwerken, dan kies je een Teamsite. Wil je bedrijfsnieuws delen of collega’s informeren, dan kies je voor een Communicatiesite.

Hoeveel Teamsites en communicatiesites je creëert, is afhankelijk van de wensen en behoeftes van jouw organisatie. In de basis vindt er binnen een Teamsite meer interactie plaats dan in een Communicatiesite. Dit komt omdat de Teamsite een echte samenwerkingsplek is, terwijl een Communicatiesite meer het delen van informatie betreft.

SharePoint site aanmaken

Hoe maak ik een SharePoint site aan

Een SharePoint site aanmaken kan door de volgende stappen te volgen:

  1. Log in op de huidige SharePoint omgeving
  2. Klik op de knop “+ Site maken”
  3. Maak de keuze voor een “Teamsite” of een “Communicatiesite”
  4. Geef de SharePoint site een logische naam
  5. Voeg een beschrijving toe ter verduidelijking
  6. Voeg de namen of e-mailadressen toe van de beheerders
  7. Voeg de namen of e-mailadressen toe van de leden


Een SharePoint site wordt op deze manier aangemaakt. Nu heb je in de basis een extra omgeving aangemaakt om bijvoorbeeld een afdeling in te laten werken. Het is belangrijk om deze omgeving met de juiste onderdelen in te richten. Denk dan aan het creëren van een documentenbibliotheek, informatie plaatsen op de sites of andere inrichtingsmogelijkheden.

SharePoint site maken met een pagina

Een SharePoint site maken doe je op de bovenstaande manier. Dit creëert de centrale omgeving voor bijvoorbeeld een specifieke afdeling. Deze omgeving moet vervolgens gevuld worden met verschillende soorten data van de organisatie.

Om te beginnen is het handig om een pagina binnen de SharePoint site aan te maken. Deze pagina bestaat uit verschillende widgets. Bij deze widgets kun je denken aan knoppen, foto’s, tekst, documenten, yammer gesprekken en nog veel meer. Deze widgets vormen daarmee de opbouw van de SharePoint site.

Hoe maak je een SharePoint pagina

Het aanmaken van een SharePoint pagina is doe je vanuit de nieuwe aangemaakte site. Deze site wil je vullen met data van de organisatie. Om te beginnen maak je een SharePoint pagina op de volgende manier:

  1. Ga naar de site waarop je deze pagina wilt toevoegen
  2. Klik op de knop “+ Nieuw” en selecteer vervolgens “pagina”
  3. Kies een van de paginasjablonen uit
  4. Vul bovenaan de paginanaam in. Een paginanaam is vereist om de pagina te kunnen opslaan
SharePoint site maken

Nu heb je in de SharePoint site een SharePoint pagina aangemaakt. Dit is het begin van het maken van een SharePoint site. Op deze SharePoint pagina kun je verschillende soorten webonderdelen toevoegen. Deze webonderdelen zijn de blokken waarop een SharePoint pagina wordt opgebouwd.

SharePoint pagina maken en webonderdelen toevoegen

Een SharePoint pagina maken doe je door verschillende webonderdelen toe te voegen. Er zijn verschillende soorten webonderdelen die je kunt toevoegen. Welke je gebruikt is afhankelijk van het doel van de pagina. Zo is het mogelijk om tekst, foto’s, knoppen, YouTube video’s, evenementen en nog veel meer toe te voegen. De webonderdelen kun je toevoegen door op de gecreëerde pagina op de volgende knop te klikken:

SharePoint webonderdelen toevoegen

Mocht je deze knop niet direct zien, dan moet je met de muis over de pagina heen bewegen. Dan zie op de pagina dit icoon verschijnen, waarna je de juiste webonderdelen kan selecteren.

De webonderdelen gebruiken op de pagina

Door gebruik te maken van de verschillende webonderdelen creëer je een SharePoint pagina. Op deze pagina kun je verschillende soorten informatie kwijt. Denk bij het creëren van zo’n pagina goed na over de informatie die je op zo’n pagina plaatst. Je wilt een logische structuur aanbrengen, omdat werknemers op deze manier het makkelijkste informatie kunnen vinden. In de onderstaande afbeelding zie je de volgende widgets:

  • Image widget (Afbeeldingen & Foto’s)
  • Tekst- en tabelopmaak (Tekenstijl kop 1)
  • Tekst- en tabelopmaak (Normale tekst)
  • Button (Knop)

Voorbeeld van SharePoint pagina

Dit is een heel globaal voorbeeld, maar een SharePoint pagina kan nog veel meer data bevatten. Kijk dus goed rond bij de beschikbare widgets en welke je wilt toepassen.

Documentenbibliotheek toevoegen in SharePoint

Een SharePoint omgeving wordt veelal gebruikt om een documentenbibliotheek toe te voegen. In een documentenbibliotheek kunnen alle gegevens op een gestructureerde manier worden opgeslagen, waardoor werknemers snel en gemakkelijk toegang hebben. Op basis van verschillende metadata wordt dit succesvol ingericht.

Om een documentenbibliotheek aan te maken kies je de teamsite waarin deze documentenbibliotheek moet worden geplaatst. Vervolgens volg je de volgende stappen:

  1. Klik op de knop “+Nieuw” en vervolgens op “documentenbibliotheek”
  2. Voer een naam in voor de nieuwe bibliotheek

SharePoint documentenbibliotheek toevoegen
SharePoint documentenbibliotheek toevoegen naam

Hoe ziet een SharePoint documentenbibliotheek eruit

Een SharePoint documentenbibliotheek is in de basis een plek waarin alle data van een organisatie wordt opgeslagen. Een SharePoint site kan meerdere documentenbibliotheken hebben. In de onderstaande foto zie je een voorbeeld van een SharePoint documentenbibliotheek. De documentenbibliotheken kunnen net zoals de pagina’s worden toegevoegd aan de linker menubalk. In de onderstaande afbeeldingen zijn de volgende onderdelen een documentenbibliotheek:

  • Algemene voorwaarden
  • Getekende overeenkomsten
  • Offertes

Met de verschillende metadata worden deze gegevens optimaal gestructureerd. De metadata in dit voorbeeld heeft een blauwe en groene kleur.

SharePoint documentenbibliotheek

SharePoint site navigatie aanpassen

Bij het aanmaken van verschillende pagina’s en documentenbibliotheken wil je ook de navigatie aanpassen binnen de SharePoint site. Deze navigatie maakt het voor werknemers makkelijker om de juiste plekken te vinden waar gegevens opgeslagen staan. Deze navigatie kan je op de volgende manier aanpassen:

  1. Selecteer “bewerken” in het menu linkermenu
  2. Voeg een koppeling toe, bewerk de weergavenaam of het adres van een koppeling, verplaats een koppeling omhoog of omlaag, maak subkoppelingen enzovoort.
SharePoint site navigatie aanpassen
SharePoint site navigatie toevoegen

Conclusie

Een SharePoint site maken gebeurt in de basis op deze manier. Het is belangrijk om goed na te denken over de inrichting van een SharePoint site, omdat de impact op de organisatie erg groot is. Denk dus goed na over de inrichting van een SharePoint omgeving. Voor meer informatie over SharePoint kun je ons eBook downloaden:

SharePoint succesvol inrichten

Meer informatie over SharePoint nodig?

Download dan gratis ons eBook met meer informatie

Download

Download het gratis eBook:

SharePoint succesvol inrichten

SharePoint succesvol inrichten

ADRES

Blauwhekken 5b
4751 XD Oud Gastel

CONTACT

CUSTOMER CARE

LINKS

Building Our Future - Your.Cloud - White
ISO 27001 Information Security-1

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!