Hoe werk je samen binnen Microsoft 365

Een compleet overzicht van alle teamworkmogelijkheden

In deze module leert u over de Microsoft 365-tools die teamwork voor al uw medewerkers makkelijker maken, ongeacht waar ze zich bevinden of hoe ze verbinding maken met uw organisatie.

Teams bereiken hun doelen op verschillende en complexe manieren en geen twee teams zijn hetzelfde. Microsoft 365 geeft je teams de juiste tools om effectief en veilig teamwork in elke situatie mogelijk te maken. In combinatie met veelgebruikte services helpen deze tools je om soepel te werken met de verschillende apps met dezelfde beveiliging, compliance en beheer op bedrijfsniveau als de rest van Microsoft 365.

microsoft-365-universal-toolkit

Met de vertrouwde op e-mail gebaseerde Outlook-app kunt u in contact blijven met collega’s en agenda’s, bestanden en taken delen om ervoor te zorgen dat belangrijke resultaten de aandacht krijgen.

U kunt uw inhoud in de cloud opslaan met SharePoint en OneDrive voor Bedrijven . Zo heeft u op elk apparaat toegang tot uw bestanden en kunt u ze delen met anderen binnen en buiten uw organisatie. Omdat de bestanden in de cloud staan, kunnen teamleden er in realtime aan samenwerken met bekende Office-toepassingen zoals Word, Excel en PowerPoint.

Microsoft Teams is de digitale hub voor teamwerk in Microsoft 365. Het brengt teamgesprekken en content samen, zodat uw gebruikers op de hoogte kunnen blijven van kritieke projecten. Het bevat alles wat teams nodig hebben om verbonden te blijven – chatten, telefoongesprekken, bestanden en vergaderingen – en kan worden aangepast met applicaties en bots die een bepaald project ondersteunen. Met gasttoegang in Teams kunt u mensen van zowel binnen als buiten uw organisatie uitnodigen om aan projecten te werken.

Yammer is een community-gesprekstool die is ontworpen om een open dialoog, het genereren van ideeën en verbindingen binnen het bedrijf te stimuleren. Met Yammer kunt u communities en forums maken die mensen samenbrengen, de transparantie binnen uw bedrijf verbeteren en iedereen een stem geven. Indien nodig kunt u zelfs externe toegang verlenen aan partners en klanten.

De teamwerktools in Microsoft 365 zijn gebouwd op een intelligente structuur die alles verbonden en beveiligd houdt, ongeacht in welke app of service je als team werkt. Microsoft Graph zorgt voor een verbinding tussen mensen en relevante content. Microsoft 365 Groups maken één teamidentiteit mogelijk voor apps en services en gecentraliseerd beleidsbeheer verbetert de beveiliging en naleving.

Inhoudsopgave

Kies de juiste teamwerktools voor uw team

Mensen hebben maar een beperkt aantal uren in een dag om hun werk gedaan te krijgen. Ze willen meer tijd besteden aan hoogwaardig werk en minder tijd aan het voldoen aan de eisen van de organisatie. Ze willen hun werk efficiënter doen, creatiever zijn, waardevolle inhoud produceren, gemakkelijk samenwerken met andere mensen, de workflow vereenvoudigen, snel de informatie vinden die ze nodig hebben en onderweg productief blijven. Microsoft 365 helpt mensen productiever te zijn door krachtige AI-aangedreven tools te leveren waarmee ze hun tijd optimaal kunnen benutten.

Teamwork in Microsoft 365 geeft gebruikers de meest innovatieve productiviteitservaringen. Werk samen, ontmoet, bel en verbind zakelijke apps allemaal op één plek met Microsoft Teams om teamwerk mogelijk te maken en workflows te vereenvoudigen.

Persoonlijke productiviteit

Persoonlijke productiviteit gaat vaak over het kiezen van de juiste tool en mensen om mee te werken. Gebruik Microsoft Teams om de teamleden nauw verbonden te houden met projectupdates en gerelateerde inhoud en bestanden, waar ze zich ook bevinden.

U werkt misschien niet regelmatig met bepaalde mensen, maar u heeft wel een gemeenschappelijk doel samen zoals een project. Gebruik Yammer om openlijk informatie te delen, expertise te vinden en ideeën te delen binnen uw organisatie. Groepen en gesprekken zijn open en zichtbaar voor iedereen. Als u liever in e-mail werkt, is Outlook een ideale manier om het gesprek te beginnen.

Als het gaat om het beheren van teaminhoud en bestanden, is SharePoint de tool die inhoud van Microsoft Teams, Yammer en Outlook samenbrengt om kritieke projectinformatie bij te houden, waar het gesprek ook begint.

Gebruikers werken op vele manieren, vaak binnen hun eigen afdeling en soms met teamleden van andere afdelingen. Vaak werken ze ook samen met mensen van buiten de eigen organisatie, zoals leveranciers en klanten. Met Microsoft 365 kunnen gebruikers eenvoudig en veilig hun documenten en gegevens delen, op elk gewenst moment samenwerken met teamgenoten, feedback en inzichten van collega’s krijgen en inhoud eenvoudig opslaan met versiegeschiedenis om op de hoogte te blijven van de documentvoortgang.

Wanneer gebruikers in realtime samenwerken aan een document, wordt dit cocreatie genoemd. Microsoft 365 biedt mogelijkheden voor cocreatie in Word, Excel en PowerPoint. U kunt co-auteur zijn van een Office-document wanneer het is opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven of SharePoint. Microsoft Teams brengt informatie over de aanwezigheid van auteurs in de co-creatie-ervaring en voegt een op chat gebaseerde werkruimte toe voor de mensen die actief in het document werken.

microsoft-word-co-auteurschap-1

OneDrive voor Bedrijven en SharePoint in Microsoft 365 bieden gedeelde opslag, documentversiecontroles en machtigingsinstellingen zodat meerdere gebruikers hetzelfde document naadloos kunnen bewerken.

Microsoft Teams biedt het hele team, inclusief externe consultants en leveranciers, één toegangspunt tot alles wat ze nodig hebben om een project vooruit te helpen, inclusief projectspecifieke applicaties zoals enquête- en analysetools. Teams is ook volledig geïntegreerd met Microsoft-applicaties, waaronder Word, Excel, PowerPoint, Power BI en Stream, zodat het team kan samenwerken en toegang kan krijgen tot informatie zonder hun gedeelde Teams-werkruimte te verlaten. Alle bestanden waarmee in Teams wordt gewerkt, worden automatisch opgeslagen in SharePoint en teamleden kunnen intranetsites aanpassen met projectdetails en aankondigingen voor de bredere organisatie. Teams is de plek om informele gesprekken te voeren, een project snel te herhalen, met Teams-bestanden te werken en samen te werken aan gedeelde resultaten.

Microsoft Teams is ook aanpasbaar en configureerbaar. U kunt apps voor Teams inschakelen, uitschakelen en configureren, inclusief tabbladen, connectors en bots die worden geleverd door Teams (first-party apps, ook wel standaard-apps genoemd) of door een derde partij (ook wel externe apps genoemd). Met aanvullende instellingen kunt u specificeren of externe apps standaard zijn ingeschakeld en welke gebruikers apps naar Teams kunnen sideloaden. U kunt organisatiebrede gebruikersinstellingen, zoals externe toegang en gasttoegang, beheren om uw gebruikers met mensen buiten uw organisatie te laten werken. Andere configureerbare instellingen zijn onder meer e-mailintegratie, het delen van bestanden en bestandsopslag in de cloud, organigrammen, apparaatverificatie voor Surface Hubs en zoekopdrachten in directory’s.

Gebruik teamwerktools om vergaderingen en projecten effectiever te laten verlopen

Geschat wordt dat de gemiddelde kenniswerker bijna een derde (!) van de week aan vergaderingen besteedt. De meest productieve vergaderingen brengen materiedeskundigen en projectteams samen voor gerichte, interactieve discussies die hen helpen weloverwogen beslissingen te nemen. De sleutel tot het bereiken van deze productiviteit is een betere voorbereiding, ondersteund door tools die positieve werk- en vergadergewoonten aanmoedigen.

Met Microsoft 365 kunt u:

  • Eenvoudig gesprekken en online vergaderingen plannen.
  • Snel een vergadering via een ad hoc oproep of instant message starten.
  • Een gedeelde werkruimte voor al uw teamgesprekken, bestanden, vergaderingen en apps creëeren.
  • Processen en workflows in uw hele organisatie automatiseren.
  • Tijd besparen met tools voor planning en taakbeheer.
 

Outlook biedt agenda- en bestandsintegratie om ervoor te zorgen dat vergadertools naadloos toegankelijk zijn. Teamleden hebben toegang tot gedeelde Outlook-agenda’s en linken naar gedeelde bestanden in SharePoint en OneNote.

Met Microsoft Teams kunnen medewerkers teams vormen rond belangrijke projecten door gesprekken, bestanden, vergaderingen en tools te organiseren in een enkele hub voor teamwork, compleet met uitgebreide audio- en videomogelijkheden. De samenwerking begint op het moment dat de bijeenkomst is gepland. Deelnemers kunnen onmiddellijk verbinding maken via groepschat om zich voor te bereiden op de vergadering en relevante documenten van tevoren te delen. Lees meer over deelnemers aan vergaderingen door de muisaanwijzer op Teams-profielen te plaatsen om de achtergrond van de organisatie en LinkedIn te zien.

microsoft-teams-meeting-vergadering-1

Tijdens vergaderingen creëren video- en schermdeling de juiste focus binnen de groep, terwijl nieuwe AI-services automatische vertaling, transcriptie en opname bieden, zodat deelnemers meer uit de ervaring halen. Na de vergadering kunnen notities en actiepunten automatisch worden getranscribeerd en naar de groep worden gedistribueerd en iedereen die niet aanwezig kon zijn, kan gemakkelijk teruggaan om de vergadering te bekijken.

Microsoft Intune om apparaten in Microsoft 365 te beveiligen

Microsoft 365 helpt mensen, inhoud, gesprekken en activiteiten met elkaar te verbinden en helpt mensen kennis te ontdekken en te delen. Het resultaat is dat gebruikers niet alleen antwoorden, maar ook inzichten kunnen vinden.

Yammer is ontworpen om u te helpen een open dialoog, het genereren van ideeën en verbindingen binnen uw bedrijf aan te moedigen. Met Yammer kunt u organisatiebrede communicatie moderniseren, met tweerichtingsforums of live bedrijfsbrede vergaderingen, zodat iedereen een stem krijgt. Creëer communities of interest, executive forums en faciliteer zelfs live town hall meetings om de transparantie te verbeteren. Yammer geeft waar nodig zelfs externe toegang aan partners en klanten.

Met Microsoft Stream kan iedereen in de organisatie veilig video’s maken, ontdekken en delen, en het kan worden geïntegreerd in de teamwerk-apps die werknemers het meest gebruiken, waaronder Teams, OneNote, SharePoint en Yammer.

Microsoft Search biedt een uitgebreide, vertrouwde en consistente zoekervaring op internet en in de apps die in uw organisatie worden gebruikt. Ongeacht de gebruikte interface krijgt u dezelfde ervaring, gepersonaliseerd en gecontextualiseerd voor dat specifieke interactiepunt.

  • Microsoft Search in Bing.com. Zoeken in Bing levert zowel uw organisatieresultaten als webresultaten op, waardoor het een gemakkelijke keuze is voor brede zoekopdrachten. Met recent toegevoegde mogelijkheden kunt u tegelijkertijd in zowel Teams als Yammer zoeken in gesprekken.
  • Microsoft Zoeken in Office.com. Microsoft Search in Office.com geeft hetzelfde zoekbereik weer in Microsoft 365, zodat je kunt vinden wat je nodig hebt en sneller weer aan het werk kunt. Vind recente en aanbevolen documenten, evenals inhoud die door collega’s is gemarkeerd voor uw beoordeling, en blijf op de hoogte van waar aan is gewerkt sinds u er voor het laatst naar keek.
  • Microsoft Search in de mobiele SharePoint-app. De mobiele SharePoint-app bevat zoeken als de standaardervaring wanneer u de app opent. De zoekinterface toont veelgestelde vragen, gepersonaliseerde resultaten en veelvoorkomende zoekopdrachten die u voor uw organisatie kunt beheren.
  • Microsoft Zoeken in de mobiele Outlook-app. De mobiele Outlook-app, beschikbaar voor iOS en Android, geeft prioriteit aan de zoekervaring door gemakkelijke toegang te bieden tot opdrachten, inhoud en mensen. Door uw cursor in het zoekvak te plaatsen, kunt u ‘zero query search’ gebruiken om aanbevelingen te zien die mogelijk zijn gemaakt door AI en Microsoft Graph.

Communicatiesites maken

In grote organisaties, met name organisaties met meerdere geografische locaties, kunnen werknemers zich niet verbonden voelen met elkaar en met de beslissingen die op het hoofdkantoor worden genomen. Het bieden van forums voor open, transparante communicatie is een van de belangrijkste stappen die u kunt nemen om uw werknemers verbonden te houden. Van moderne intranetsites tot boeiende discussietools, Microsoft 365 helpt je op schaal te communiceren om mensen te bereiken waar ze zijn met boeiende digitale werknemerservaringen.

Met SharePoint kun je communicatiesites maken. Deze sites zijn ontworpen om samengesteld nieuws, belangrijke aankondigingen, verhalen en bronnen te publiceren voor werknemers, ongeacht hun apparaat of locatie. Gebruiksvriendelijke sjablonen die beschikbaar zijn op de SharePoint-startpagina in Microsoft 365 helpen je snel een professioneel ontwerp te maken.

sharepoint-commuicatie-site-1

Nadat u een communicatiesite hebt gemaakt, kunt u paginalay-outs aanpassen en webonderdelen toevoegen om waardevolle inhoud van andere services binnen te halen, zoals gesprekken van Yammer, video’s van Microsoft Stream en inhoud uit heel Microsoft 365. U kunt deze sites gebruiken om communiceer over aankomende evenementen, campagnes of productlanceringen, of deel teaminzichten en expertise over verschillende onderwerpen. Het resultaat is een levendige, interactieve, dynamische ervaring voor uw sitebezoekers die hen op de hoogte en betrokken houdt..

Inzicht krijgen in werkgewoonten

Microsoft 365 bevat twee analytische tools die gegevens verzamelen en AI gebruiken om inzicht te geven in de werkgewoonten van individuen en organisaties: MyAnalytics en Workplace Analytics.

MyAnalytics laat u zien hoe u uw tijd op het werk doorbrengt en stelt vervolgens manieren voor om slimmer te werken – van het verminderen van onproductieve vergadertijd tot het verkrijgen van een betere balans tussen werk en privé. MyAnalytics doet dit door te kijken naar gegevens over e-mails, vergaderingen en Teams-oproepen en -chats, evenals hoe u Microsoft 365 gebruikt.

Microsoft-MyAnalytics-1

Waar MyAnalytics inzicht geeft op individueel niveau, richt Workplace Analytics zich op de organisatie. Gebruik Workplace Analytics om samenwerkingspatronen te identificeren die van invloed zijn op de productiviteit, de effectiviteit van het personeel en de betrokkenheid van medewerkers. Het helpt u te begrijpen hoe uw organisatie haar tijd besteedt en hoe groepen samenwerken. Als u begrijpt hoe uw organisatie werkt, kunt u zoeken naar efficiëntie en best practices.

Conclusie

Dit artikel gaf je een overzicht van modern teamwerk en hoe Microsoft 365 teams in alle soorten en maten in staat stelt samen te werken. Microsoft 365 biedt teamwerkhulpmiddelen om u te helpen samen inhoud te creëren en te delen, vergaderingen en projecten effectief te beheren, groepskennis te verzamelen en te delen, medewerkers betrokken te houden met dynamische ervaringen en inzicht te krijgen in werkgewoonten.

Download het gratis eBook:

Microsoft 365 voor Admins

Microsoft 365 voor admins

    Ja, ik ga akkoord met het ontvangen van aan mij gerichte berichten over producten, evenementen en acties van OfficeGrip. OfficeGrip mag contact met mij opnemen via de kanalen die ik kies, zoals e-mail, telefoon of post.

    Meer lezen

    Copilot-Teams
    Achtergrond

    De nieuwe dimensie van Microsoft Teams met Copilot

    Bij OfficeGrip brengen we continu innovaties naar onze klanten om hun werk efficiënter en effectiever te maken. Microsoft Teams is het kloppende hart van moderne samenwerking, en we zijn erg enthousiast over de nieuwste verbeteringen die de samenwerking verder zullen versterken en hybride vergaderingen nog effectiever zullen maken.

    Lees meer...
    dell-precision-workstation
    Achtergrond

    Dell Precision Workstations

    Al meer dan 25 jaar levert Dell Precision veelzijdige ontwerpen, top prestaties en betrouwbaarheid om u in staat te stellen uw meest veeleisende toepassingen te beheersen. Van prijswinnende filmmakers en animators tot ultramoderne architecten en ingenieurs, tot datawetenschappers en VR-ontwikkelaars, ons uitgebreide portfolio stelt u in staat om een geschikte workstation te vinden die uw doel en creatieve expertise aandrijft.

    Lees meer...

    Inschrijven voor de nieuwsbrief

    Het laatste Microsoft 365 nieuws in jouw mailbox? Schrijf je dan nu in voor onze nieuwsbrief!